Несмотря на неоднократные операционные заверения, количество проверок со стороны регулирующих органов фактически не уменьшается. В большинстве случаев предпринимателям приходится сталкиваться с представителями прокуратуры, налоговой инспекции, Роспотребназура, трудовой инспекции, Роскомназдора и МЧС.
В этой статье мы поделимся некоторыми советами, которые могут быть полезны предпринимателям, которые внезапно встречаются в своих офисах или в производственных помещениях регулятора.
Правило № 1. Не паниковать и вести себя нейтрально-добродушно
Хотя этот совет может показаться трудно воспринимаемым, осторожное и нейтральное отношение во время проверок может помочь избежать ошибок, вызванных эмоциональным преодолением. Важно понимать, что инспекторы — это просто люди, выполняющие свою работу. Они, конечно, не ваши друзья, но и не враги.
Агрессивное поведение только отвлекает вас от контроля, который часто является ключом к успеху. Достаточно содержательное обсуждение может прояснить непосредственную и, возможно, косвенную цель обзора и дать вам время для планирования дальнейших действий.
Всегда помните — независимо от того, правы вы или несправедливы — не обращайтесь к контролеру. Это не имеет положительного эффекта и может привести к ответственности по статье 318 Уголовного кодекса («Применение насилия в отношении должностных лиц») с максимальным наказанием в виде 10 лет лишения свободы. По вашему мнению, если в ходе проверки будет допущено серьезное нарушение закона, это может стать основанием для оспаривания результатов проверки и выполнения ваших обязанностей по отношению к инспектору. См. правило 6.
Правило № 2. Проверить полномочия контролера
В начале знакомства с представителем надзорного органа следует попросить его предъявить официальное удостоверение личности. (См. правило 7). Эта информация может быть использована для идентификации инспекции (и, соответственно, типа инспекции), а также может помочь в дальнейшем оспаривании поведения инспектора.
В большинстве случаев провести проверку можно только на основании чека или заказ-наряда (таково правило налоговых органов, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, Fas РФ и МЧС). Убедитесь, что лицо, указанное в таких документах, совпадает с лицом, подающим сертификат. Такая ваша бдительность не оставит у аудитора сомнений в том, что вы знаете свои права, и не даст правильного тона для проверки.
Правило № 3. Записать ход проверки на видео или аудио
Видео- или звукозапись вашего пространства не является незаконной, и полиция не может помешать вам воспользоваться этим правом. Более того, они часто прибегают к таким средствам записи — такое право предоставлено, например, налоговым органам (ст. 92(4) Налогового кодекса). Запись хода аудита и вопросов и требований инспектора облегчает процесс доказывания нарушений, а также позволяет избежать вопиющих и очевидных нарушений и случаев превышения полномочий.
Правило № 4. Отвечать на вопросы контролеров строго в рамках трудовой функции
Регулирующие органы любят задавать наводящие вопросы и добиваться нужной им информации. Сотрудники проверяемой компании являются отличными источниками такой информации и готовы поделиться своими мыслями и предположениями. Такой сговор усугубляется стрессом и может нанести большой ущерб работодателю.
Поэтому важно, чтобы каждый сотрудник отвечал только на те вопросы, которые имеют непосредственное отношение к его работе, как это определено в трудовом договоре и должностной инструкции. Например, программисту, работающему полный рабочий день, по роду своей деятельности не нужно знать, с какой целью компания приобрела прокатный станок или его стоимость. Даже если он догадывается, лучшим ответом будет: «Я не уверен». Это не входит в мои должностные обязанности».
Конечно, компания должна заранее поговорить с работником, рассказать ему, как он должен вести себя при общении с инспекторами, убедиться, что статья 307 Уголовного кодекса («умышленное введение в заблуждение») к нему не относится, и что должностная инструкция составлена правильно. Кроме того, сотрудник компании может в любой момент воспользоваться статьей 51 Конституции РФ, чтобы отказаться от дачи показаний против него и его родственников.
Правило № 5. Передавать документы только по описи
Все документы компании должны быть переданы аудитору строго в соответствии с законом о доставке. Отчет должен включать список всех подаваемых документов с указанием количества страниц и того, являются ли они оригиналами или копиями. Подготавливаются два экземпляра акта, которые подписываются представителем компании и контролирующим органом. Копии остаются в компании. Это необходимо для того, чтобы в случае утери копии проверяющий орган мог доказать, что она была передана ему во время проверки.
Обратите внимание, что оригинал может быть конфискован в исключительных случаях. Например, налоговые органы могут конфисковать оригиналы, только если копий недостаточно для целей аудита и есть достаточные основания полагать, что налоговые органы могут уничтожить, скрыть, изменить или заменить оригиналы (статья 94 (8) Налогового кодекса). Если эти документы конфискованы, необходимо сделать копию, заверить ее у сотрудника налогового органа и передать конфискованному лицу. Те же правила применяются к сотрудникам полиции («О следственных службах», статья 15, пункт 1 Закона).
Следует также помнить, что документы, подтверждающие статус коммерческой тайны компании, могут быть изъяты только на основании постановления суда (статья 183, пункт 3 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации). При правильном применении система коммерческой тайны может «покрыть» значительный объем информации, например, клиентскую базу и внутреннюю производственную политику.
Правило № 6. Выявить, зафиксировать, обжаловать
Процедуры и условия проведения проверок зависят от типа проверки (плановая или внеплановая, на месте или документированная), проверяющего органа и обстоятельств конкретного случая. В Едином реестре плановых проверок можно проверить, запланирована ли плановая проверка организации на 2016 год. В этом пункте рассматриваются только внеплановые проверки на месте, поскольку к ним сложнее всего подготовиться из-за их срочности и непредсказуемости.
Помимо некоторых исключений, требующих немедленного реагирования со стороны надзорных органов, внеплановые прокурорские проверки помещений должны быть санкционированы прокуратурой. Это требование распространяется на проверки Роскомнадзора, Трудовой инспекции, Роспотребнадзора, МЧС и др. Убедитесь, что аудитор заранее получил согласие на проведение этой проверки.
Проводимая проверка должна относиться к юрисдикции контрольного органа. Однако сам орган не должен превышать пределы, установленные специальными правилами для данного вида контроля. Например, в контексте выборочной налоговой проверки может оказаться невозможным проверить период, не превышающий трех лет до года, в котором принято решение о проведении проверки. Другими словами, если решение вынесено в 2016 году, аудит может охватить только период 2013-2016 годов. Однако налоговый орган не вправе проводить более одной налоговой проверки за один и тот же период (статьи 4 и 5 Налогового кодекса РФ за один и тот же период (один и тот же налог)).
Контроллер должен быть уведомлен не менее чем за 24 часа каждым доступным средством массовой информации о том, что он не использует функци ю-Spot check. Невыполнение этого требования является серьезным нарушением закона. Однако следует отметить, что это требование не распространяется на все виды внеплановых проверок. Например, налоговые органы и прокуратуру не нужно уведомлять о «Точечных проверках».
Большинство проверок заканчиваются заключительным документом: протоколом или АКТом. эти документы очень важны, поэтому перед подписанием убедитесь, что все сказанное в них соответствует действительности. Если в ходе проверки были нарушены некоторые требования законодательства и вы считаете отчет или условия, зафиксированные в отчете, недостоверными, обратите внимание на итоговый документ. Помните, что отказ от подписи хуже, чем подпись, содержащая подробный отчет обо всех нарушениях и разногласиях.
Сразу же после подписания жалобу следует передать в канцелярию старшего надзорного органа и прокурору, сообщив обо всех обстоятельствах и приложив заверенные копии доказательств.
Правило № 7. Связаться с юристом
Российское законодательство в области государственных проверок очень разнообразно и фрагментарно — «включены отдельные законы по защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора)», изданы многочисленные методические рекомендации по проведению отдельных видов проверок в отрасли (например, глава 14 Налогового кодекса) .
Ошибки, допущенные в самом начале: представление ненужных документов, раскрытие ценной информации, крайний срок для возражений и т.д. Впоследствии их бывает трудно исправить. Поэтому очень важно иметь в своей команде хорошего адвоката. Опять же, присутствие внутреннего юриста или внешнего консультанта во время самого аудита может помочь сдержать энтузиазм аудитора и задать правильный тон обсуждению.
