В «Песне о бюрократе» советский поэт Василий Лебедев Кумакус писал, что главная характеристика российского общества заключается в том, что «без бумаги ты — насекомое, а с бумагой — человек!». точно отметил, что эти строки не утратили своего значения и сегодня. Неудивительно, что жизнь каждого из нас, так или иначе, тесно связана с профессиональными представителями управления документами. .
В «Песне о бюрократе» советский поэт Василий Лебедев-Кумач однажды написал, что главная особенность российского общества заключается в том, что «без бумаги ты — насекомое, а с бумагой — человек!». ‘ Он правильно заметил, что эти строки не утратили своего значения и сегодня. Наши документы сопровождают нас везде и всегда, будь то в личной жизни или на работе. Поэтому неудивительно, что вся наша жизнь, так или иначе, неразрывно связана с представителями профессии менеджеров по работе с документами. Не только лист бумаги, но и основной инструмент профессиональной деятельности.
Следует отметить, что сегодня профессия переживает «второе рождение» в связи с бурным ростом экономики и электронного документооборота. В современном мире информация во всех ее формах считается «ходовым» товаром, поиск, обработка и хранение которого требует значительных финансовых, трудовых, временных и материальных затрат. Специалисты по работе с документами, которые знают все секреты эффективной обработки документов и обладают навыками оптимизации работы с информационными потоками, способствуют минимизации этих затрат. В результате специалисты в этой области востребованы практически во всех сферах человеческой деятельности, а школы изучения документов пользуются большой популярностью среди студентов.
Кто такой документовед?
Регистраторы файлов — это узкоспециализированные профессионалы в области ведения документации и управления документами, обеспечивающие порядок в деловой или организационной документации. К смежным профессиям относятся архивариусы, секретари и офис-менеджеры.
Название профессии происходит от латинского document (доказательство) и старого рабского vedeti (знаю). Иными словами, изначально его функция заключалась в записи данных о том или ином событии или юридической подоплеке события, чем, по стечению обстоятельств, ранее занимался писец, вместо того чтобы систематизировать документ. Только в первой половине 20-го века, когда Поль Отле расширил значение слова «документ», включив в него информацию, зафиксированную на материальном носителе, изучение документов стало нам хорошо известно. В то же время появилась профессия документалиста, обязанности которого в корне отличались от обязанностей служащих.
В профессиональные обязанности секретаря по документам сегодня входит не только составление документов, но и
- разработка форм и дат для документа
- организация структуры документов; и
- проверка и организация хранения документов; и
- обеспечение «потока» документов, передаваемых руководителями своим подчиненным, а также
- создание базы документов; и
- показатели утверждения и регистрации входящих документов и их присвоения адресов электронного хранилища; и
- сортировка документов и архивной информации, сортировка полученной информации и
- оптимизация потока организационных или деловых документов.
Какими личностными качествами должен обладать документовед?
Как следует из названия профессии, деятельность специалиста по документации связана исключительно с восстановлением, обработкой и сохранением документов, поэтому профессионалы должны быть засужены за работу с «бумагами». Кроме того, сотрудники отдела документации не могут хорошо выполнять свою работу, если они не обладают следующими личностными характеристиками
Помимо вышеперечисленных личных качеств, хороший менеджер по документации обладает набором специализированных знаний и навыков. В перечень входят навыки работы с приложениями ПК (Word, Excel, 1C, Outlook и т.д.) и знание основных принципов. экономика, бизнес-планирование, архивное дело, администрирование, управление персоналом, организация электронного документооборота, источниковедение, ведение кадровых архивов, литературная обработка, трудовое, административное, гражданское и конституционное право.
Преимущества профессии документоведа
Основным преимуществом профессии менеджера по управлению документами является ее «универсальность». Имея диплом специалиста по управлению документами и обширные знания, полученные в высших учебных заведениях, профессионалы могут найти работу практически в любой компании или организации, независимо от сферы деятельности компании. Кроме того, они могут рассчитывать на довольно приличную зарплату (в среднем около 30 000 рублей в месяц).
Эта профессия привлекает большое количество рабочих мест. После окончания университета молодые специалисты могут легко найти работу в качестве служащих, архивариусов, менеджеров, секретарей, офис-менеджеров, персональных ассистентов (помощников руководителя) и т.д.
Несмотря на очевидную монотонность и рутинность профессиональной деятельности сотрудника службы документации, работа этого специалиста очень интересна и разнообразна. В конце концов, этот эксперт является первым получателем документов. Это означает, что всегда есть актуальная информация об инновациях, применимых к компании (и которые, как известно, принадлежат всему миру). Более того, очень часто менеджер по документам является единственным человеком, который имеет доступ ко всем коммерческим тайнам компании (за исключением, конечно, лучших менеджеров).
Если у них есть достаточный опыт в области деловой этики и человеческих ресурсов, они могут создать свой собственный бизнес (например, открыть аудиторскую компанию) и предлагать частные услуги.
Недостатки профессии документоведа
Нетрудно сделать вывод, что профессия администратора документов имеет как недостатки, так и преимущества. Самым главным недостатком является высокий уровень ответственности. Это особенно актуально для тех, кто работает в федеральных архивах или в государственных институтах управления документами и архивного дела. В конце концов, именно эти организации готовят документы для правительства и принимают важные государственные решения.
Еще один недостаток этой профессии — необходимость практического опыта работы при поступлении на работу. Поэтому начинающему документалисту необходимо начинать свою профессиональную деятельность во время учебы (по стечению обстоятельств, такая возможность появляется у студентов на втором курсе; см. ниже). После окончания университета работал ассистентом документалиста.
