Подготовка отчетов по фиксированным авансовым платежам является обычной практикой для всех компаний. Отчет о расходах составляется, когда сотрудник получает определенную сумму денег на расходы, связанные с деятельностью компании в качестве бухгалтера. Чтобы доказать использование этих средств, работник должен представить вместе с отчетом определенные документы.
О каком типе документации вы говорите? Несмотря на то, что по этому вопросу были опубликованы руководящие принципы и подробные наблюдения, у ответственных лиц по-прежнему регулярно возникают трудности. Рассмотрим эту тему более подробно.
Обязанности подотчетного лица
Подотчетное лицо или сотрудник, получающий деньги от организации за выполнение обязанностей, связанных с деятельностью организации, должен
- Выполнять продуктивные и деловые задачи. Покупать товары, оплачивать услуги или ездить в командировки (на работу или в другую организацию за пределами организации).
- Оплачивать товары или услуги во время работы, используя авансовые платежи, полученные от организации.
- Отправьте товары, приобретенные для организации, лицу, ответственному за хранение.
- Сбор необходимой документации, подготовленной надлежащим образом, для подтверждения выплаты средств
- Подготовить отчет о целевом использовании средств и представить его вместе с подтверждающей документацией в бухгалтерию в установленные сроки.
- Остаток неизрасходованных средств возвращается или компенсируется в случае чрезмерных расходов.
Отмечается, что сотрудники, работающие по трудовому договору, а не по договору подряда (Гражданский кодекс), могут быть допущены к командировкам. Сотрудники, работающие по трудовому договору, не могут выступать в качестве бухгалтеров.
Правила предоставления авансового отчета
Для выплаты средств ответственному лицу требуется распоряжение руководителя организации. Этот приказ издается после подачи заявления работником, получающим аванс, или работником, находящимся в командировке.
После того, как все расходы понесены, сотрудник должен включить их в отчет о расходах, приложить все подтверждающие документы и представить все это в бухгалтерию. Срок подачи отчета зависит от вида расходов.
Для тех, кто возвращается из командировки, срок составляет три дня с даты, указанной в авиа-, железнодорожном или автомобильном билете. Если суммы выделяются на прочие нужды организации, сроки отчетности указываются в отдельном приказе руководства, прилагаемом к учетной политике.
Вся информация об учетной политике организации, включая приложения, должна быть доведена до сведения всех ответственных лиц и сотрудников бухгалтерии.
Подтверждающие документы для авансового отчета
Бухгалтер обязан обосновать любые расходы, понесенные во время отгрузки. Ниже приведен список документов для предварительной отчетности, которые демонстрируют целевое использование средств на нужды бизнеса
- Денежные поступления,.
- Подтверждение продажи.
- Кассовый чек — Товарный чек — Форма строго ограниченной ответственности (SRB), и
- Квитанция об инкассации денежных средств (CCR),.
- Счета-фактуры,.
- Примечания к доставке.
- Транспортные билеты и посадочные талоны.
Чеки являются наиболее распространенным документом, принимаемым для авансовых отчетов. Их выдают магазины, медицинские учреждения и гостиницы. Как первичные документы, чеки должны содержать следующее
- Название документа, имя
- Порядковый номер смены
- Дата, время и место проведения операции
- Название организации
- ИНН, налоговая система
- Система налогообложения — функция расчета,.
- товары/услуги и учет затрат на них; и
- способ оплаты товаров/услуг; и
- имя экспонента, название
- сведения о кассовом аппарате, о
- серийный номер документа, номер
- адрес веб-сайта, где можно проверить подлинность документа; и
- QR-код.
Обратите внимание, что кассовые чеки для предварительной отчетности должны содержать подробную информацию о покупке/услуге, а не общее название.
Стандартного формата для товарных накладных не существует, но они должны включать все основные элементы первичного документа, за исключением номера и печати.
Информацию о том, как создать отчет о предоплате по чеку, см. на сайте https://hamiltonapps.ru/kak-oformit-avansovyy-otchet-po-chekam/.
Он может быть приложен в виде накладной или специальной формы как расходный документ к авансовому отчету, так как содержит всю необходимую информацию о юридическом лице, реализовавшем товар/услугу, и анализ каждой позиции.
Подсказки подотчетному лицу
Существуют конкретные рекомендации, которым должны следовать все ответственные стороны.
- Алгоритм подготовки окончательного предварительного отчета остается неизменным независимо от формы оплаты (наличная или безналичная).
- Предварительные отчеты могут составляться как в свободной форме, так и в унифицированной форме (АО-1), определяемой учетной политикой организации, несмотря на то, что в 2013 году их составление было прекращено.
- Если дополнительный документ составлен на иностранном языке, необходимо перевести только информацию, непосредственно связанную с товарами/услугами.
- Рекомендуется производить оплату товаров/услуг в рабочее время, если расходы осуществляются в деловых целях, так как оплата товаров/услуг в праздничные и выходные дни может быть поставлена под сомнение инспекторами.
- Вы также можете генерировать отчеты о первоначальном взносе в режиме онлайн с помощью специальных инструментов.
Например, в облачном приложении для авансовых отчетов Hamilton большая часть информации в документе уже заполнена для сотрудников по умолчанию, а все, что необходимо ввести, выделено красным цветом. Чтобы подтвердить расходы, необходимо сфотографировать чек и приложить его к онлайн-выписке. Затем нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить электронный отчет бухгалтеру для проверки.
Таким образом, сотрудник в течение нескольких минут составляет только 100% правильный предварительный отчет, а все подтверждающие документы всегда доступны в электронном виде.
