В каждом виде деятельности ежедневно создаются документы. Это бухгалтерские, личные, налоговые и организационные документы. Как долго вам нужно их удерживать? Ответ кроется в законодательстве по бухгалтерскому учету, архивному делу и налоговому праву. Есть также специальные заказы из Росархива. Давайте рассмотрим сроки хранения основных групп документов компании.
Бухгалтерские документы
Для большинства бухгалтерских документов срок хранения составляет пять лет. В соответствии со статьей 29 Закона о бухгалтерском учете он начинает рассчитываться
- после окончания отчетного периода — в случае основных бухгалтерских документов, бухгалтерских регистров, отчетов и
- с года последнего использования для бухгалтерской (финансовой) информации — документы, связанные с организацией и соблюдением бухгалтерского учета (учетная политика, электронные средства электронных документов, проверка электронных подписей).
Юридические электронные документы могут храниться без печати, и Министерство финансов разрешает это (письмо № 03-03-06/1/259 от 13 января 2016 года).
На эту тему есть статья, которая была опубликована позже.
Срок хранения документа также определяется номером заказа. 236 Росархива от 20 декабря 2019 г.Некоторые разъяснения можно найти в отношении основных сроков хранения некоторых специальных видов документов, не предусмотренных федеральным законодательством.
Например, протоколы, справки, обстоятельства, расчеты, заявления, корректировки стоимости, определения амортизации и заключения о выбытии основных средств и нематериальных активов должны храниться в течение пяти лет с даты выбытия актива.
В случае возникновения спора или разногласий 5 не следует соблюдать, это приведет к принятию решения по делу.
- кассовые документы и книги, в
- Банковские документы,.
- Вырезки из буклетов должны быть проверены и
- Кассовые документы, исполнительные листы, банковские выписки, транспортные заказы
- пробные экземпляры, отчеты о поставках, вывоз имущества и материалов
- Предпочтения,.
- Реакция.
Если различные нормативные акты устанавливают разные сроки хранения для одного и того же типа документов, используйте самый длительный срок.
Читайте Энциклопедию практикующих бухгалтеров.
Кадровые документы
Следующие кадровые документы должны храниться постоянно
- Приказы и распоряжения по основной деятельности (утверждение структуры организации, создание подразделений (филиалов), вступление в должность, возложение обязанностей на главного бухгалтера, досрочное прекращение обязанностей, назначение должностных лиц, утверждение и применение локальных нормативных актов); и
- Положения или инструкции по обработке персональных данных.
Кадровые документы должны храниться в течение 50 лет. К ним относятся:.
- трудовые договоры и дополнения к ним, включая соглашения об урегулировании жалоб; и
- папки сотрудников и личные карточки сотрудников; и
- распоряжения об изменении персональных данных; и
- Все команды персонала (набор, переводы, перемещения, наложения, совмещения, увольнения, поощрения, аттестации, профессиональное развитие, разряды и звания, стимулы, награды, отпуск по уходу за ребенком, накопленный отпуск)
- Меморандумы, отчеты и заявления командованию штаба
- Все подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, сертификаты), не востребованные работником по окончании трудовой деятельности
- Гражданско-правовые договоры с физическими лицами и связанные с ними акты.
Если работодатель держит личный счет работника, то платежные ведомости, расчетные листки, пособия, чаевые, финансовая помощь и другие платежные данные должны храниться в течение шести (6) лет. В противном случае они должны храниться в течение 50 (75) лет.
Расписания
Срок хранения следующих кадровых документов составляет пять (5) лет
- Рабочие листы, включая.
- приказы, инструкции и другие документы, относящиеся к административным и финансовым вопросам; и
- ежегодный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск и
- заявления, реестры сотрудников, справки, выписки из протоколов, заключения, письма и другие документы, связанные с выплатой пособий, больничных и социальных выплат
- Налоговые записи,.
- Билеты доставлены,.
- Приказы о командировках.
В случае документов, связанных с работой во вредных и опасных условиях труда (рабочие листы и приказы о командировках), пятилетний срок продлевается до 50 (75) лет.
Трех (3) летний период хранения применяется к
- Документы, касающиеся дисциплинарных взысканий
- праздничные программы; и
- Согласие на обработку персональных данных (после истечения срока действия или отзыва согласия).
Номер заказа. Статья 236 Росархива устанавливает срок хранения документов, созданных после 1 января 2003 года, в 50 лет; документы, созданные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
Налоговые документы
Основные сроки хранения налоговых документов указаны в Налоговом кодексе.
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, включая документы, подтверждающие доходы, расходы и налоговые платежи (удержанный налог), должны храниться в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором они были использованы.
Федеральным законом № 6-ФЗ от 17 февраля 2021 года в статью 24 Налогового кодекса были внесены изменения. Срок хранения первичных налоговых документов увеличен с четырех до пяти лет.
Документы, подтверждающие размер понесенных убытков, должны храниться в течение всего периода уменьшения налоговой базы.
Статья 236 Декрета №Федерального архива устанавливает пятилетний срок для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенный режим налогообложения.
Срок хранения бухгалтерских документов по НДС определяется Постановлением Правительства №. 1137 от 26 декабря 2011 г. Период исчисляется с даты последней записи в бухгалтерских книгах.
А приказом Росархива № 236 установлен срок хранения счетов-фактур — пять лет.
Кроме того, налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов хранятся в течение пяти лет. В дополнение к расчету страховых взносов. Должен сохраняться в течение 50 (75) лет. Ваучеры индивидуального учета задолженности по платежам и страховым взносам, начисленным на основании расчетов страховых взносов, должны храниться в течение шести лет, а при отсутствии лицевых счетов и ведомостей начисления заработной платы — в течение 50 (75) лет.
Переписка с налоговой инспекцией
Уведомления, претензии, действия, решения, определения, возражения, жалобы и заявления должны храниться в течение пяти (5) лет. Если жалоба подана в результате аудита на месте или в офисе — 10 лет.
Справки об исполнении обязательств по уплате налогов, сборов, взносов, штрафов и пеней, а также акты сверки состояния с бюджетом должны храниться в течение пяти лет.
Все электронные документы, включая UCEx, используемые для подписания жалоб и технической документации, и сертификаты ключей проверки электронной подписи должны храниться не менее пяти лет с даты получения или отправки.
Читайте Энциклопедию практикующих бухгалтеров.
