Электронные документы — это файлы. Как и любой файл, они должны быть отформатированы, а для некоторых электронных документов требуются формы. В чем разница между формой и бланком? Какие документы формализованы? Взгляните на эту статью.
Позвольте нам ответить на ваши вопросы об электронных документах и координировать обмен
Электронные и бумажные документы
Электронный документ (ЭД) — это информация, представленная в электронно-цифровой форме. Электронные документы могут считываться компьютерами и другими устройствами и обрабатываться информационными системами. Один ЭД может быть передан только по телекоммуникационной сети связи через Интернет.
Эти функции предоставлены законом №. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и соответствующие формы, ЭЦП имеют условия, при которых может быть определена их надежность. В целом, электронный документ эквивалентен форме и имеет тот же набор значений, но тип корпуса, форма представления данных и возможность прямой передачи на расстояние отличаются.
В то же время следует различать:.
- Электронные документы — изначально создавались как бумажные документы и только позже были переведены в цифровую форму (изображения).
- Электронные документы сразу же создаются в требуемом формате.
Это различие важно для потока электронных документов, поскольку изображения не считаются оригинальными документами. Такие файлы не принимаются государственными органами, например, Федеральной налоговой службой, Росстандартом и т.д. Официальной признается только первая (единственная) копия, присланная на оригинальном бланке.
Следует также помнить, что по закону может требоваться только печатная версия документа. Например, Закон № 48-ФЗ предусматривает, что счета и векселя должны выпускаться только на бумаге (печать).
ЭЦП и соответствующая печать приобретают юридическую силу после подписания. Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает три вида электронной подписи (ЭП).
- Простой,.
- Очень.
- Специализация.
Документы могут быть подписаны с помощью любого из них. Однако усиленные и специализированные электронные подписи имеют самый серьезный уровень защиты. Она признается аналогичной собственноручной подписи и придает документу юридическую силу без каких-либо дополнительных условий. При использовании простых, не признаваемых электронных подписей стороны должны заключить специальное соглашение.
В большинстве случаев в структуру EDI вместе с контрагентами отправляются следующие данные
- Контракты, соглашения,.
- счета-фактуры, — счета-фактуры, — счета-фактуры, — счета-фактуры, — счета-фактуры, — счета-фактуры
- Ключевые бухгалтерские документы — универсальные передаточные и приемо-сдаточные документы, условия работы, передаточные документы.
Использование ЭД снижает затраты, высвобождает офисное пространство и экономит время сотрудников. ЭЦП доставляются получателям незамедлительно, что позволяет избежать повторного использования бумажных документов. Однако при работе с ними необходимо соблюдать требования к содержанию, электронным подписям, формату и способам передачи. Все это отражено в нормативных законодательных актах.
Мы поможем вам получить электронные подписи и начать электронный документооборот
Что такое форматы электронных документов
Одна форма — это требование к конкретной организации документа, его иерархии и набору реквизитов. Формат имеет только ЭЦП — если поля и данные заполнены неверно, файл не будет отправлен через систему ЭДО и не будет принят ФНС.
Правила заполнения различных типов документов отличаются. Формула определяется функцией, указанной для завершения. Официальная ЭЦП (счета-фактуры, счета-фактуры ТОРГ-12 и акты выполненных работ) регулируется Федеральным налоговым приказом.
В юридически значимом потоке ваучеров используется формат XML, поскольку это единственный формат, в котором можно передавать счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД в этом формате указывает на описание документа и пользовательские теги. Это предотвращает проблемы совместимости при переносе между компьютерами.
В чем разница между форматами и формами электронных документов
Формат электронного документа отвечает за его внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендуемые форматы определяются ФНС России.
Формат — это «внешний вид» документа, то, как он визуально оформлен. До 2013 года использование унифицированных форм первичных учетных документов было обязательным. Однако Закон №. 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что форма может быть любой. Это определяется ответственным экономическим субъектом. Главное, чтобы форма содержала существенную информацию.
Некоторые бумажные первичные документы до сих пор составляются по той же форме.
- Кассовые документы. Кассовые чеки и отчеты о расходах,.
- коносаменты, железнодорожные коносаменты и т.д.
- Железнодорожные накладные и т.д.
Кроме того, утверждена строгая форма счета-фактуры. Это отражено в Постановлении №. 1137 Правительства РФ от 26 декабря 2011 года.
Обеспечение надежного и безопасного электронного документооборота с торговыми партнерами
Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Существуют две группы электронных документов: стандартные и нестандартные. Их различия заключаются в следующем.
-
Официальные документы имеют форматы, утвержденные приказом Федеральной налоговой службы. Это файлы с расширением XML. Вышеупомянутые ЭД должны быть заполнены в соответствии с правилами.
Требование строгого соблюдения формата объясняется тем, что единая форма и единое расширение позволяют налоговым органам автоматически принимать и проверять документы. Поэтому при нарушении правил существует риск ошибки, что может привести к наложению санкций со стороны аудиторского органа. В то же время компаниям необходимо следить за тем, чтобы формат был актуальным.
В перечень стандартных ЭД входят счета-фактуры (ЭД), универсальные транспортные документы (УТД), измененные ЭД и УТД.
На некоторые документы — акты приемки проекта, акты приемки и отклонения, документы о передаче товара, ТОРГ-12 — распространяются рекомендуемые, но не обязательные требования. Они могут быть скомпилированы в собственном формате.
Формат электронных документов, как и формат, может быть как утвержденным, так и свободным. Как правило, это определяется организацией. Некоторые исключения объяснены выше.
Перечень форматов, утвержденных ФНС России
Для некоторых видов ЭД ФНС РФ утвердила определенные виды. Между ними:.
- Обновление. Этот ваучер объединяет информацию из счетов-фактур и ваучеров, относящихся к первичному учету, передаче прав собственности или отгрузке товаров. Данная форма утверждена приказом налоговой службы РФ от 19 декабря 2018 года № ММВ-7-15/820@.
- Электронный счет-фактура. Соответствующий SF документ, подтверждающий отгрузку товаров (оказание услуг), их стоимость. Формы утверждаются в том же порядке.
- Универсальный корректирующий документ (УКД). В нем корректировочный счет-фактура сочетается с документацией об изменении стоимости товаров (выполненных работ и оказанных услуг). Формат утвержден Приказом №. ED-7-26/736@ Федеральной налоговой службы от 12 октября 2020 года.
- Торг-2 Справка о несоответствии формы. Документирование отклонений в количестве (качестве) товаров. Данная форма утверждена приказом ФНС России. МММ-7-15/423@ от 27.08.2019.
- ТОРГ-12 Товарная накладная. Выдается при продаже товара поставщиком покупателю. Данная форма утверждена приказом ФНС России. ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015.
- Акт выполненных работ (оказание услуг). Создается заказчиком и исполнителем для проверки выполненных работ или оказанных услуг. Модель утверждена приказом №. MB-7-10/552@ Федеральной налоговой службы 30 ноября 2015 года.
Кроме того, как отмечают в ФНС, подписывать ОДП и УКД может только ответственное за это лицо. При наличии достаточных оснований под документом должен подписаться каждый сотрудник. Электронные ОДП, УКД и счета-фактуры должны передаваться только по защищенным каналам связи, предоставляемым EDI.
Мы можем проинформировать вас о том, как работает EDI, и помочь вам перейти на электронные документы.
Форматы и формы электронных документов в Диадоке
Диалог обмена юридически значимыми электронными документами позволяет обмениваться практически любыми файлами. Через систему можно отправлять стандартные, полуформализованные и нестандартные EDI. Внимательно изучите список.
Формализация
- Сертификат об освобождении от уплаты квитанций
- Торг-12,.
- исправленные, дополненные счета-фактуры, и
- Католический передаваемый документ о ректификации и его измененная версия.
Полуснято.
- Сертификат о получении задания или услуги (в произвольной форме); и
- Торг-12 (любая форма),.
- Акты примирения
- Соглашение
- Внутренняя доставка (TORG 13).
Неофициальный.
- Полезные письма,.
- Соглашение
- выплаты компании, АКТС, регистратор акционеров,.
- Табели учета рабочего времени за выполненную работу,.
- Отчеты агентов.
- Коносаменты,.
- Прайс-листы,.
- Кредитные ноты,.
- коносаменты, железнодорожные коносаменты и т.д.
- Ордер на передачу, доказательство передачи, отчет об агенте по передаче,
- прайс-листы и т.д.
Отраслевой обмен документами также доступен в Диадоке для участников лекарственного рынка — протоколы ценовых контрактов на фармацевтическую продукцию и реестры сертификатов, для участников строительного рынка — КС-2 и КС- 3-1 и МХ-3 организации при оформлении договоров хранения.
Если нужной формы нет в списке, свяжитесь с менеджером Диадок. Отсутствие обязательных форм объясняется тем, что в прошлом клиенты не выражали такой потребности. Однако мы готовы пополнить этот список. Вы также можете использовать свою собственную форму.
Переход на ЭД упрощает бизнес-процессы компании, делая их более эффективными и быстрыми. Это помогает компании быть более конкурентоспособной, повышать приверженность клиентов и, следовательно, прибыльность. С помощью Diadoc изменения вносятся в кратчайшие сроки и без особых усилий.
Откройте для себя все возможности электронного документооборота с помощью Диадок
