Эта проблема возникает, когда владельцу сертификата цифровой подписи необходимо подписать документ вне информационной системы, которая уже имеет встроенный механизм создания и проверки цифровых подписей. Давайте рассмотрим варианты того, как подписать документ специальной электронной подписью.
Если у вас еще нет электронной подписи, вы можете получить ее в аккредитованном авторизационном центре. ЦС Contour имеет подписи для записей о сотрудниках и руководителях, транзакциях, счетах и персонале.
Что потребуется для подписания электронного документа?
- Окончательный вариант документа, подлежащий подписанию. После создания подписи ее нельзя изменить.
- Действительный признанный сертификат электронной подписи. Согласно российскому законодательству, специальная электронная подпись является единственным видом подписи, придающим юридическую силу документу без дополнительных соглашений в части электронного документооборота.
- Средства электронной подписи. Технология электронной подписи предполагает использование набора программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В аккредитованных центрах СКБ Контур компьютеры автоматически настраиваются для работы с электронными подписями. См. информацию о технических требованиях к рабочим станциям для электронной подписи
- Программное обеспечение, необходимое для создания электронных подписей — описано ниже. Это дополнительные программы или услуги автономной организации.
Если у вас еще нет электронной подписи, вы можете получить ее в аккредитованном авторизационном центре. ЦС Contour имеет подписи для записей о сотрудниках и руководителях, транзакциях, счетах и персонале.
Вариант 1. Установить плагин для Office
Для документов Word и Excel
Наиболее часто подписываемые документы — это документы Word.
- Трудовые договоры или деловые соглашения,.
- Арбитражные иски, и
- Запросы университета и т.д.
Функция «Подпись документа» в Microsoft Office не позволяет ставить подписи, придающие юридическую силу электронным документам. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, на компьютере должен быть установлен специальный программный блок, добавляющий такую функциональность. Например, сигнатуры Cryptopro Office.
Это платная программа. Все функции можно использовать бесплатно только в течение тестового периода. После загрузки и установки AD D-ON на свой компьютер вы сможете подписывать документы в соответствии с этим алгоритмом.
В главном меню документа выберите Инструменты и перейдите в раздел Параметры. В появившемся окне выберите вкладку Безопасность и нажмите Цифровая подпись.
В этом окне выберите необходимый сертификат цифровой подписи из установленных на вашем компьютере.
Используется для создания цифровой подписи для документа. Нажмите Sign и введите пароль для ключевого контейнера.
При использовании ad d-on следует помнить о следующем:.
- Алгоритмы подписи различаются в разных версиях слова.
- Если вы создаете подпись в одной версии программы, а проверяете ее в другой версии, результаты проверки могут быть неверными.
- Документы, подписанные подписями КриптоПро Office, могут быть открыты и проверены даже на компьютерах, на которых не установлена эта программа.
Если у вас еще нет электронной подписи, вы можете получить ее в аккредитованном авторизационном центре. ЦС Contour имеет подписи для записей о сотрудниках и руководителях, транзакциях, счетах и персонале.
Для документов в формате PDF.
Отдельный раздел КриптоПро PDF доступен для создания и проверки цифровых подписей в Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe Livecyce ES.
КриптоПро PDF включается бесплатно при использовании совместно с Adobe Reader. Другие программы имеют пробный период, после чего необходимо приобрести лицензию.
Прежде чем вставить цифровую подпись в PDF-документ, необходимо установить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro и настроить его для работы с программой КриптоПро PDF.
Чтобы вставить подпись после настройки, выберите в меню документа пункт ‘Операции с сертификатами’ и нажмите кнопку ‘Подпись’. Вам будет предложено выбрать нужную подпись из установленных подписей и выбрать место в документе, где будет размещена подпись. После этого вы можете завершить подписание документа.
Если у вас еще нет электронной подписи, вы можете получить ее в аккредитованном авторизационном центре. ЦС Contour имеет подписи для записей о сотрудниках и руководителях, транзакциях, счетах и персонале.
Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи
Для подписания документов в любом формате (*rar, *.jpeg, *.png, *.ppt, видео, базы данных и т.д.) на компьютере может быть установлена специальная программа, например, КриптоАРМ.
Эта программа доступна в нескольких версиях с различными функциями. Базовая версия CryptoARM Start с минимальной функциональностью доступна бесплатно. Все платные версии имеют пробный период, в течение которого доступны все функции. По истечении этого срока необходимо приобрести лицензию для продолжения использования этой версии.
Документы можно подписывать из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписи зависит от этих опций, но во всех случаях выберите «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать следующие параметры
- Количество файлов для подписи: можно подписать несколько файлов или папок с документами.
- Формат подписи: прикрепленная или отдельная. В первом случае подпись сливается с файлом, а во втором — создается в отдельном файле с расширением *.sig.
- Сертификат, используемый для подписания документа.
Соображения при использовании программы:
- В бесплатной версии можно развернуть только базовые КЭПы (невозможно проверить время подписания и статус сертификата документа). Однако существует возможность проверки расширенных подписей (с использованием статуса сертификата и времени подписания документа).
Если у вас еще нет электронной подписи, вы можете получить ее в аккредитованном авторизационном центре. ЦС Contour имеет подписи для записей о сотрудниках и руководителях, транзакциях, счетах и персонале.
Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами
Вы можете подписывать документы в любом формате без необходимости установки специального программного обеспечения на свой компьютер, например, с помощью веб-сервиса Kontur.Krypto.
Это бесплатная программа, позволяющая создавать и проверять электронные подписи, а также шифровать и расшифровывать электронные файлы. Он может подписывать как отдельные файлы, так и файлы или пакеты файлов. Документы могут быть подписаны двумя или более лицами.
После регистрации и автоматической установки программы шифрования на ваш компьютер вы можете работать с программой. Программа имеет интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, вам необходимо
Загрузите в сервис документ, который необходимо подписать. Подписывайте файлы любого формата размером до 100 Мб.
Выберите сертификат, установленный на компьютере, на котором вы хотите подписать документ. Contour.Crypto позволяет подписывать документы с помощью сертификатов, выданных любым центром сертификации.
Создайте файл подписи. [При нажатии кнопки Подпись служба создает папку с тем же именем и подписью с тем же разрешением, что и у исходного документа. В папке хранится файл и подпись на сервере. Затем эти документы могут быть загружены на компьютер пользователя.
Отправка документов получателям. Файлы и подписи можно отправлять непосредственно из сервиса. Получатель получает ссылку на документ, хранящийся в contour.crypto. Вы также можете загрузить пакет документов на компьютер (оригинал документа, файл подписи, сертификат и процедура проверки подписи) и отправить его по дополнительной электронной почте.
Что я должен учитывать при использовании Kontur.krypto:.
- Услуга имеет ограничение по весу документа. Вы можете подписывать документы размером до 100 МБ.
- Для службы можно создавать только отсоединенные подписи.
- Contour.Crypto работает только с операционными системами Microsoft Windows.
- Вы можете проверить подписи, созданные с помощью Kontur.krypto, в программах, которые работают с отсоединенными цифровыми подписями.
Если у вас еще нет электронной подписи, вы можете получить ее в аккредитованном авторизационном центре. ЦС Contour имеет подписи для записей о сотрудниках и руководителях, транзакциях, счетах и персонале.
