Конечно, вы также можете купить билеты, проверить свой маршрут и забронировать отели. Без регистрации.
Но подписка делает все более удобным и быстрым.
Вы всегда сможете
- Печать формы заказа или маршрутного листа, печать
- Команды вызова, например, голосовая почта.
- Просмотр истории заказов.
Создайте свой личный кабинет онлайн. В ближайшее время его функциональность будет значительно расширена.
Деловая поездка — это поездка для нужд компании, в ходе которой сотрудник должен выполнить рабочее задание. Задание выполняется вне обычного рабочего места, и его продолжительность согласовывается с работодателем. Работа проводником поезда или курьером не считается деловой поездкой.
Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ за работником сохраняется рабочее место (его нельзя уволить) и за ним сохраняется средняя заработная плата на время командировки. Согласно статье 168 Коммерческого кодекса, работодатели обязаны компенсировать работникам расходы на проживание и проезд, а также оплачивать другие расходы, связанные с командировками.
Этапы оформления командировки
В дополнение к трудовому законодательству каждая компания может принимать местные законы, регулирующие распределение работников. Решайте.
- Какова цель командировки?
- Кто может быть направлен в командировку?
- размер суточных при командировках в России и за рубежом; и
- виды расходов, которые должна взять на себя компания, включая дополнительные расходы (например, обед, транспорт, расходы на такси и т.д.).
Важно ознакомиться с политикой компании в отношении поездок, прежде чем отправляться в командировку. Таким образом, вы будете знать, какие расходы будут возмещены, а какие нет.
Процесс поездки варьируется от компании к компании. Однако есть некоторые общие черты, которые применимы к большинству организаций.
1. выбор работника.
Согласно российскому законодательству, не все сотрудники обязаны путешествовать по делам компании. Даже если они не возражают, беременных работниц нельзя отправлять в командировки (статья 259 Трудового кодекса РФ). Работников с ограниченными возможностями можно направлять в командировки, если условия труда соответствуют их потребностям. Например, инвалидам-колясочникам нужны пандусы.
Лица, которые не могут путешествовать по делам
Классификация сотрудников
Юридические ссылки.
Да, для спортсменов и художников
Работники, работающие по договору ученичества
Да, если задание связано с производственным обучением
Работники с ограниченными возможностями
Да, если задание соответствует программе реабилитации человека
Кроме того, в отношении следующих категорий сотрудников действуют ограничения на поездки
- женщины с детьми в возрасте до трех лет; и
- Отцы и матери или опекуны, воспитывающие детей до 14 лет в одиночку
- Родители детей с ограниченными возможностями; и
- Родители с ребенком до 14 лет (если второй родитель работает посменно).
- Многодетные родители (трое или более детей до 18 лет), где младшему ребенку меньше 14 лет
- Сотрудники, находящиеся в отпуске по болезни для ухода за членом семьи; и
- предвыборные кандидаты.
Направлять таких сотрудников в командировки можно только с их письменного согласия. Это статьи 259 и 264 Трудового кодекса РФ и статья 41 № 67-ФЗ.
Существуют также нюансы деловых поездок для иностранных сотрудников. Сотрудников, находящихся в отпуске или на больничном, нельзя отправлять в командировки. Для возвращения сотрудника из отпуска необходимо получить письменное согласие.
В противном случае к сотруднику, отказавшемуся от поездки, могут быть применены дисциплинарные меры, вплоть до увольнения.
2. разрешение на поездку
В некоторых организациях принято составлять меморандум с руководителем для согласования поездок и сопутствующих расходов. Обычно это делает руководитель путешественника. В документе указываются даты и цель поездки, а также имя и местонахождение путешественника.
Однако меморандум о взаимопонимании не является юридически обязательным. Многие компании упрощают и автоматизируют процесс утверждения командировок — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, а поручить создание документа может соответствующее должностное лицо, отдел кадров или бухгалтерия.
3. подготовка авансовых платежей
Следующий шаг — написание заявления на авансовый платеж, чтобы сотрудник мог купить билеты и закрыть отель. Сумма рассчитывается исходя из приблизительной стоимости проживания и дорожных расходов. Кроме того, депозит включает в себя суточные. Не забывайте об ограничениях на поездки — не бронируйте номер люкс в пятизвездочном отеле, если лимит отеля составляет 2 000 рублей в сутки.
4. подавать команды на передвижение
После согласования поездки создается приказ, который подписывается сотрудником. Этот документ создается либо на свободной форме, приемлемой для компании, либо в соответствии с консолидированной формальной формой Т-9 или Т-9А (для многих профессиональных путешественников). Ранее требовались служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 года сделало использование этих документов необязательным. Некоторые компании используют их и по сей день, но они не запрещены.
В порядке их написания:.
- Кто направляется в командировку (ФИО, должность, часть работника),…
- Где.
- о какой дате и количестве календарных дней, и
- (цель поездки).
- Кто финансирует поездку (работодатель).
В документе также могут быть строки комментариев. Например, если работодатель хочет определить размер ежедневной компенсации.
5. бронирование жилья и билетов.
Это варьируется от организма к организму. Некоторые компании — это путешественники, которые сами бронируют билеты и гостиницы. Другие являются сотрудниками компании. Человеческие ресурсы.
Многие организации считают более удобным заключать соглашения с конкретными службами и покупать билеты со своего корпоративного счета. Вы можете либо оплатить билеты личной банковской картой на Туту.ру, либо создать корпоративный счет и выписать билеты всем сотрудникам с корпоративного счета. Подробнее о Туту Тревел
Некоторые компании разрешают своим сотрудникам передвигаться на собственном автомобиле или корпоративном транспорте вместо того, чтобы пользоваться общественным транспортом. В этом случае грузовому работнику выдается билет. Каждая компания готовит бланк отгрузки самостоятельно.
6. ежедневные выплаты вознаграждения.
Ежедневное вознаграждение выплачивается за несколько дней до командировки. Он предназначен для покрытия любых дополнительных расходов, связанных с командировкой. Питание. Законодательно не требуется выделять счет для того, что тратится на ежедневную компенсацию.
Размер компенсации за проживание определяется самой организацией. Он указывается в правилах проезда или коллективных трудовых договорах. Сумма, выплачиваемая за командировки внутри России и за ее пределами, различна. Согласно статье 217 Налогового кодекса РФ, подоходный налог и взносы на социальное страхование вычитаются из суточных, которые составляют 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при командировках за границу. Большинство работодателей используют эти суммы в качестве максимальной дневной суммы. Однако некоторые платят больше, в зависимости от политики компании.
Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и работник каждый день возвращается домой, суточные не выплачиваются.
7. деловая поездка
Командировочные, билеты и проживание подписываются, а ежедневная компенсация перечисляется до начала поездки. Путешествие обычно начинается в день командировки, но каждая компания выбирает его самостоятельно. Некоторым организациям нет необходимости совершать деловую поездку, даже если рейс вылетает в 9 вечера, в противном случае им может понадобиться зайти в офис даже на несколько часов.
Главная задача путешественника — сохранить все посадочные талоны, свидетельства и документацию для подтверждения расходов во время командировки. проживание, транспорт и другие профессиональные цели.
8. отчеты о расходах на профессиональные поездки
После командировки остается только отчитаться о расходах. Для этого:.
- Соберите все бухгалтерские документы (контракты, квитанции, посадочные талоны), и
- завершить предварительный отчет, и
- Если сотрудник потерял чек или посадочный талон, он должен написать служебную записку с просьбой возместить потраченные деньги.
В отчете должно быть указано, сколько денег было собрано на деловые поездки, сколько было потрачено и есть ли остаток или его превышение. После того как бухгалтер получит все документы и проверит расходы по отношению к депозиту, они пересчитываются. Если путешественник получил больше денег, чем потратил, он должен вернуть лишние деньги. С другой стороны, если потраченных денег больше, чем оплаченных (и это не противоречит правилам путешествия), оставшиеся деньги зачисляются на счет путешественника.
Счет должен быть представлен вместе с квитанциями в течение трех дней после возвращения в бухгалтерию.
Отчётные документы
Гостиничные расходы.
Проживание в отеле должно сопровождаться бронированием отеля или ваучером и подтверждением оплаты или распечатанным счетом. Подтверждение проживания в отеле.
Если сотрудник снимает частную квартиру, необходимо приложить договор аренды. Рекомендуется заранее уточнить у владельца, сможет ли он подписать контракт. Рекомендуется проверить, является ли счет приемлемым с помощью этого документа. Где я могу остановиться помимо отеля во время командировки?
Для трансферов.
Если вы покупаете билеты на самолет, поезд или автобус в электронном виде, пожалуйста, сохраните квитанцию в электронном формате. Когда вы покупаете билет на Туту.ру, вы получите два чека на свой электронный адрес: один за билет и один за сервисный сбор. К отчету должны быть приложены как распечатанный чек, так и распечатанный электронный билет.
Лица, путешествующие воздушным транспортом, должны иметь при себе распечатанный проездной чек и чековую карточку. Это строго ответственные документы.
Они также должны иметь билет на общественный транспорт и подтверждение проезда в транспорте или такси, если правила проезда позволяют возместить расходы.
Прочие расходы.
Все остальные расходы регулируются правилами миссии. Например, некоторые организации могут возместить стоимость профессионального ужина. В этом случае необходимо сохранить чек из ресторана.
*Эта статья носит информационный характер и не обязательно отражает точку зрения властей или читателей статьи. Ntt Ltd не несет ответственности за решения, основанные на информации, содержащейся в статье.
Дальнейшее чтение.
Часто ли вы путешествуете по работе или организуете деловые поездки для других? Зарегистрируйте корпоративный счет на tutu.ru и оплачивайте билеты с корпоративного баланса. Читать далее.
