Конечно, вы можете купить билеты, проверить маршруты и забронировать отели. Без регистрации.
Но регистрация делает их еще более удобными и быстрыми.
Вы всегда сможете это сделать.
- Распечатать бланк заказа или подтверждение маршрута, и
- Вызов заказа, например, на голосовую почту, и
- просматривать историю ваших заказов.
Мы создали личный кабинет в Интернете. Скоро возможности будут значительно расширены.
Деловые поездки — это поездки для нужд компании, в которых сотрудники должны выполнять служебные задания. Задание выполняется вне обычного рабочего места, и его продолжительность согласовывается с работодателем. Работа в качестве контролера поезда или курьера не считается деловой поездкой.
Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, за работниками на период командировки сохраняется место работы (увольнение не может быть отменено) и средняя заработная плата. Статья 168 Кодекса обязывает работодателей компенсировать работникам расходы на проживание и проезд, а также оплачивать другие расходы, связанные со служебными командировками.
Этапы оформления командировки
За исключением Трудового кодекса, любая компания может подготовить локальные акты, регулирующие командирование сотрудников. Решение.
- Какова цель деловой поездки; и
- кто может быть направлен в командировку; и
- размер суточных компенсаций за командировки по России и за рубеж; и
- какие расходы возьмет на себя компания, включая дополнительные расходы (например, ужин, транспорт, такси и т.д.).
Прежде чем отправиться в командировку, важно ознакомиться с правилами командировок компании, чтобы знать, какие расходы будут компенсированы, а какие нет.
Процессы деловых поездок различаются в разных компаниях. Однако есть несколько общих моментов, которые применимы к большинству организаций
1. отбор сотрудников.
Согласно российскому законодательству, не все сотрудники обязаны совершать поездки для нужд компании. Беременных сотрудниц нельзя направлять в командировки, даже если они не возражают (статья 259 Трудового кодекса РФ). Инвалиды могут быть направлены в командировку, если условия работы соответствуют их потребностям, например, если для инвалида-колясочника подходит необходимый пандус.
Их нельзя отправлять в командировки
Категория сотрудников
Юридические ссылки.
Да, для спортсменов и художников
Работники, работающие по ученическому договору
Разрешено, если задание связано с производственным обучением
Работники с ограниченными физическими возможностями
Да, если задание соответствует программе выздоровления человека
Существуют также ограничения на поездки для следующих категорий сотрудников
- Женщины с детьми в возрасте до 3 лет; и
- Отцы и матери или опекуны, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет
- Родители детей с ограниченными возможностями; и
- Родители с ребенком до 14 лет, если второй родитель вращается
- Многоцелевые родители (трое или более детей до 18 лет), при условии, что младший ребенок младше 14 лет
- Сотрудники, находящиеся в отпуске по болезни для ухода за членом семьи; и
- Кандидаты в предвыборный период.
Этих сотрудников можно отправлять в командировки только с письменного согласия. Это относится к статьям 259 и 264 Трудового кодекса РФ и статье 41 no. 67-ФЗ.
Существуют также льготы для направления иностранных работников в командировки. Кроме того, работника нельзя отправлять в командировку во время отпуска или больничного. Чтобы вернуть работника из отпуска, необходимо получить его письменное согласие.
В противном случае работник, отказавшийся ехать в командировку, может быть приучен к увольнению.
2. разрешение на командировки
В некоторых организациях принято составлять меморандум с руководителем для согласования поездок и сопутствующих расходов. Обычно это делает руководитель путешественника. В документе указываются даты и цель поездки, а также имя и местонахождение путешественника.
Однако меморандум о взаимопонимании не является юридически обязательным. Многие компании упрощают и автоматизируют процесс утверждения командировок — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, а поручить создание документа может соответствующее должностное лицо, отдел кадров или бухгалтерия.
3. подготовка авансовых платежей
Следующий шаг — написание заявления на авансовый платеж, чтобы сотрудник мог купить билеты и закрыть отель. Сумма рассчитывается исходя из приблизительной стоимости проживания и дорожных расходов. Кроме того, депозит включает в себя суточные. Не забывайте о правилах путешествий — не бронируйте номер люкс в пятизвездочном отеле, если лимит отеля составляет 2 000 рублей в сутки.
4. подавать команды на передвижение
После согласования поездки создается приказ, который подписывается сотрудником. Этот документ составляется в свободном формате, приемлемом для компании. Или же он составляется по консолидированной формальной форме Т-9 или Т-9А (для некоторых профессиональных путешественников). Ранее требовались служебные командировки и командировочные удостоверения, но Постановление Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 года сделало использование этих документов необязательным. Некоторые компании используют их и по сей день, но они не запрещены.
В порядке их написания:.
- Кто направляется в командировку (ФИО, местонахождение, часть работника),…
- Где.
- Какая дата и количество календарных дней, и
- (цель поездки).
- Кто финансирует поездку (работодатель).
В документе также могут быть строки комментариев. Например, если работодатель хочет определить размер ежедневной компенсации.
5. бронирование жилья и билетов.
Это варьируется от организма к организму. Некоторые компании — это путешественники, которые сами бронируют билеты и гостиницы. Другие являются сотрудниками компании. Человеческие ресурсы.
Многие организации считают более удобным заключать соглашения с конкретными службами и покупать билеты со своего корпоративного счета. Вы можете либо оплатить билеты личной банковской картой на Туту.ру, либо создать корпоративный счет и выписать билеты всем сотрудникам с корпоративного счета. Подробнее о Туту Тревел
Некоторые компании разрешают своим сотрудникам передвигаться на собственном автомобиле или корпоративном транспорте вместо того, чтобы пользоваться общественным транспортом. В этом случае грузовому работнику выдается билет. Каждая компания готовит бланк отгрузки самостоятельно.
6. ежедневные выплаты вознаграждения.
Ежедневное вознаграждение выплачивается за несколько дней до командировки. Он предназначен для покрытия любых дополнительных расходов, связанных с командировкой. Питание. Законодательно не требуется выделять счет для того, что тратится на ежедневную компенсацию.
Размер компенсации за проживание определяется самой организацией. Он указывается в правилах проезда или коллективных трудовых договорах. Сумма, выплачиваемая за командировки внутри России и за ее пределами, различна. Согласно статье 217 Налогового кодекса РФ, из суточных вычитаются подоходный налог и взносы на социальное страхование. Это составляет 700 рублей в день при поездках по России и 2 500 рублей в день при поездках за границу. Большинство работодателей используют эти суммы в качестве максимальной дневной суммы. Однако некоторые платят больше, в зависимости от политики компании.
Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и работник каждый день возвращается домой, то суточное вознаграждение не выплачивается.
7. деловые поездки
Командировочные, билеты и проживание подписываются, а ежедневная компенсация перечисляется до начала поездки. Путешествие обычно начинается в день командировки, но каждая компания выбирает его самостоятельно. Некоторым организациям нет необходимости совершать деловую поездку, даже если рейс вылетает в 9 вечера, в противном случае им может понадобиться зайти в офис даже на несколько часов.
Главная задача путешественника — сохранить все посадочные талоны, свидетельства и документацию для подтверждения расходов во время командировки. проживание, транспорт и другие профессиональные цели.
8. отчеты о расходах на профессиональные поездки
После командировки остается только отчитаться о расходах. Для этого:.
- Соберите все бухгалтерские документы (контракты, квитанции, посадочные талоны), и
- завершить предварительный отчет, и
- Если сотрудник потерял чек или посадочный талон, он должен написать служебную записку с просьбой возместить потраченные деньги.
В отчете должно быть указано, сколько денег было собрано на деловые поездки, сколько было потрачено и есть ли остаток или он превышен. После того как бухгалтер получит все документы и проверит расходы по отношению к депозиту, они пересчитываются. Если путешественник получил больше денег, чем потратил, он должен вернуть лишние деньги. С другой стороны, если потраченных денег больше, чем оплаченных (и это не противоречит правилам путешествия), оставшиеся деньги зачисляются на счет путешественника.
Счет должен быть представлен вместе с квитанциями в течение трех дней после возвращения в бухгалтерию.
Отчётные документы
Гостиничные расходы.
Проживание в отеле должно сопровождаться бронированием отеля или ваучером и подтверждением оплаты или распечатанным счетом. Подтверждение проживания в отеле.
Если сотрудник снимает частную квартиру, необходимо приложить договор аренды. Рекомендуется заранее уточнить у владельца, сможет ли он подписать контракт. Рекомендуется проверить, является ли счет приемлемым с помощью этого документа. Где я могу остановиться помимо отеля во время командировки?
Для трансферов.
Если вы покупаете билеты на самолет, поезд или автобус в электронном виде, сохраните квитанцию в электронном формате. Когда вы покупаете билет на Туту.ру, вы получите два чека на свой электронный адрес: один за билет и один за сервисный сбор. К отчету должны быть приложены как распечатанный чек, так и распечатанный электронный билет.
Лица, путешествующие воздушным транспортом, должны иметь при себе распечатанный проездной чек и чековую карточку. Это строго ответственные документы.
Они также должны иметь билет на общественный транспорт и подтверждение проезда в транспорте или такси, если правила проезда позволяют возместить расходы.
Прочие расходы.
Все остальные расходы регулируются правилами миссии. Например, некоторые организации могут возместить стоимость профессионального ужина. В этом случае необходимо сохранить чек из ресторана.
*Эта статья носит информационный характер и не обязательно отражает точку зрения властей или читателей статьи. Ntt Ltd не несет ответственности за решения, основанные на информации, содержащейся в статье.
Дальнейшее чтение.
Часто ли вы путешествуете по работе или организуете деловые поездки для других? Зарегистрируйте корпоративный счет на tutu.ru и оплачивайте билеты с корпоративного баланса. Читать далее.
