Конечно, вы также можете купить билеты, проверить свой маршрут и забронировать отели. Без регистрации.
Но подписка делает все более удобным и быстрым.
Вы всегда сможете
- Печать формы заказа или маршрутного листа, печать
- Команды вызова, например, голосовая почта.
- Просмотр истории заказов.
Создайте свой личный кабинет онлайн. В ближайшее время его функциональность будет значительно расширена.
Деловая поездка — это поездка для нужд компании, в ходе которой сотрудник должен выполнить рабочее задание. Задание выполняется вне обычного рабочего места, и его продолжительность согласовывается с работодателем. Работа проводником поезда или курьером не считается деловой поездкой.
Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ за работником сохраняется рабочее место (его нельзя уволить) и за ним сохраняется средняя заработная плата на время командировки. Согласно статье 168 Коммерческого кодекса, работодатели обязаны компенсировать работникам расходы на проживание и проезд, а также оплачивать другие расходы, связанные с командировками.
Этапы оформления командировки
В дополнение к трудовому законодательству каждая компания может принимать местные законы, регулирующие распределение работников. Решайте.
- Какова цель командировки?
- Кто может быть направлен в командировку?
- размер суточных при командировках в России и за рубежом; и
- виды расходов, которые должна взять на себя компания, включая дополнительные расходы (например, обед, транспорт, расходы на такси и т.д.).
Важно ознакомиться с политикой компании в отношении поездок, прежде чем отправляться в командировку. Таким образом, вы будете знать, какие расходы будут возмещены, а какие нет.
Процесс поездки варьируется от компании к компании. Однако есть несколько общих моментов, которые характерны для большинства организаций
1. выбор работника.
Согласно российскому законодательству, не все сотрудники обязаны путешествовать по делам компании. Даже если они не возражают, беременных работниц нельзя отправлять в командировки (статья 259 Трудового кодекса РФ). Работников с ограниченными возможностями можно направлять в командировки, если условия труда соответствуют их потребностям. Например, инвалидам-колясочникам нужны пандусы.
Лица, которые не могут путешествовать по делам
Классификация сотрудников
Юридические ссылки.
Да, для спортсменов и художников
Работники, работающие по договору ученичества
Разрешено, если задание связано с производственным обучением
Работники с ограниченными физическими возможностями
Да, если задание не противоречит индивидуальным программам реабилитации
Кроме того, в отношении следующих категорий сотрудников действуют ограничения на поездки
- Женщины, имеющие ребенка в возрасте до трех лет; и
- Отцы и матери или опекуны, воспитывающие детей до 14 лет в одиночку
- Родители детей с ограниченными возможностями; и
- Родители с ребенком до 14 лет (если второй родитель работает посменно).
- Многодетные родители (трое или более детей до 18 лет), где младшему ребенку меньше 14 лет
- Сотрудники, находящиеся в отпуске по болезни для ухода за членом семьи; и
- предвыборные кандидаты.
Направлять таких сотрудников в командировки можно только с их письменного согласия. Это статьи 259 и 264 Трудового кодекса РФ и статья 41 № 67-ФЗ.
Существуют также нюансы деловых поездок для иностранных сотрудников. Сотрудников, находящихся в отпуске или на больничном, нельзя отправлять в командировки. Для возвращения сотрудника из отпуска необходимо получить письменное согласие.
В противном случае к сотруднику, отказавшемуся от поездки, могут быть применены дисциплинарные меры, вплоть до увольнения.
2. разрешение на поездку
В некоторых организациях принято составлять меморандум о взаимопонимании с руководителем для согласования поездок и сопутствующих расходов. Обычно это делает руководитель путешественника. В документе указывается дата и цель поездки, а также имя и местонахождение путешественника.
Однако меморандум о взаимопонимании не является юридически обязательным. Многие компании упростили и автоматизировали процесс утверждения командировок. Когда сотрудник создает заявку в системе компании, работа по подготовке документов передается соответствующим сотрудникам (например, секретарю, отделу кадров, бухгалтерии).
3. предзаявочная подготовка
Следующий шаг — подготовка заявки на авансовый платеж, чтобы сотрудник мог приобрести билеты и забронировать отель. Сумма рассчитывается исходя из примерных расходов на проживание и транспорт. Аванс также включает в себя суточные. Не забудьте ознакомиться с правилами проезда. Не бронируйте номер люкс в пятизвездочном отеле, если гостиничный лимит составляет 2 000 рублей в сутки.
4. издание приказа о командировке
После согласования поездки составляется приказ о командировке, который подписывается сотрудником. Документ может быть составлен в свободной форме, утвержденной компанией, или в соответствии с единой официальной формой Т-9 или Т-9а (для многократных командировок). Ранее требовались командировки и командировочные удостоверения, но Постановление Правительства РФ № 1595 от 29 декабря 2014 года сделало использование этих документов необязательным. Некоторые компании все еще используют их, но они не запрещены.
В порядке их написания:.
- Кто будет совершать поездку (имя сотрудника, должность, отдел),.
- Где.
- В какие даты, в течение скольких календарных дней, и
- Зачем (цель поездки).
- Кто финансирует поездку (работодатель).
Вы также можете включить в документ строку для комментариев. Например, если работодатель хочет определить размер суточных.
5. бронирование жилья и билетов.
Это зависит от конкретной организации. В некоторых компаниях билеты и гостиницы бронируют сами путешественники. В других компаниях это персонал компании. Отдел кадров.
Многие организации считают более удобным заключить договор с конкретной службой и покупать билеты с корпоративного счета. Вы можете оплатить билеты на сайте Tutu.ru с помощью личной банковской карты или создать аккаунт компании и выписать билеты всем сотрудникам со счета компании. Дополнительная информация о Туту Тревел
Некоторые компании разрешают своим сотрудникам передвигаться на собственном автомобиле или автомобиле компании вместо того, чтобы пользоваться общественным транспортом. В этом случае работникам вместо билета выдается накладная. Каждая компания готовит свои собственные коносаменты.
6. суточные.
Суточные выплачиваются за несколько дней до командировки. Он предназначен для покрытия любых дополнительных расходов, связанных с командировкой. Питание. Законодательство не требует отчитываться за то, что потрачено на суточные.
Размер пособия на проживание определяется самой организацией. Он определяется правилами проезда или коллективным трудовым договором. Сумма, выплачиваемая за проезд по территории России и за ее пределами, различается. Согласно статье 217 Налогового кодекса РФ, подоходный налог и взносы на социальное страхование вычитаются из суточных, которые составляют 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей в день при командировках за пределами страны. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальные в день. Однако есть и те, кто платит больше. Все зависит от политики компании.
Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и работник каждый день возвращается домой, суточные не выплачиваются.
7. деловые поездки
После подписания приказа о командировке, приобретения авиабилетов и проживания и перечисления суточных командировочный может приступить к командировке. Деловые поездки обычно начинаются в день поездки, но для каждой компании по своему усмотрению. Некоторые организации не требуют от сотрудников являться на работу в день поездки, даже если их рейс вылетает в 9 вечера. В других случаях им необходимо приехать в офис, пусть даже на несколько часов.
Главная задача путешественника — сохранить все посадочные талоны, квитанции и документы, подтверждающие расходы во время командировки. Это касается проживания, транспорта и других деловых целей.
8. отчеты о расходах на деловые поездки
После окончания командировки вы можете возместить свои расходы. Для этого вам необходимо
- собрать все бухгалтерские документы (контракты, квитанции, посадочные талоны), и
- завершить предварительный отчет, и
- если сотрудник теряет чек или посадочный талон, следует составить меморандум, обязывающий сотрудника вернуть потраченные деньги.
В отчете должны быть указаны суммы, полученные за поездки, потраченные суммы и наличие остатка или превышения. После того как бухгалтер получит всю документацию и сверит расходы с авансовыми платежами, производится их перерасчет. Если путешественник получил больше денег, чем заплатил, он должен вернуть лишние деньги. С другой стороны, если потраченная сумма превышает оплаченную (что не противоречит правилам путешествия), оставшаяся сумма зачисляется на счет путешественника.
Авансовый счет-фактура должен быть представлен вместе с квитанциями в течение трех дней после возвращения в офис бухгалтера.
Отчётные документы
Расходы на проживание
Проживание в гостинице должно сопровождаться распечатанной копией бронирования или ваучера гостиницы и квитанцией или счетом на оплату. Доказательство проживания в отеле
Если работник снимает частную квартиру, необходимо приложить договор аренды. Рекомендуется заранее уточнить у арендодателя, можно ли подписать договор. Рекомендуется проверить, принимает ли бухгалтерская фирма этот документ. Где еще вы можете остановиться, кроме как в отеле?
Транспорт.
Если вы покупаете билеты на самолет, поезд или автобус через Интернет, обязательно сохраните квитанцию в электронном формате. Когда вы покупаете билет на сайте Tutu.ru, вы получите по электронной почте два чека: один на билет и один на сервисный сбор. К отчету необходимо приложить как распечатанный чек, так и распечатанный электронный билет.
Если вы путешествуете самолетом, вам понадобится распечатанная квитанция об оплате проезда и посадочный талон со штампом контроля. Это исключительно документы об ответственности.
Билеты на общественный транспорт и квитанции об оплате проезда или такси также необходимы, если правила поездки разрешают возмещение расходов.
Прочие расходы.
Все остальные сборы регулируются правилами доставки. Например, некоторые организации могут компенсировать расходы на деловые обеды. В этом случае вам необходимо сохранить чеки из ресторана.
* Статья носит исключительно информационный характер и не обязательно отражает точку зрения властей или читателей статьи. NTT Ltd не несет ответственности за любые решения, основанные на информации, содержащейся в статье.
Дальнейшее чтение.
Часто ли вы ездите в командировки по работе или организуете деловые поездки для других? Зарегистрируйте корпоративный счет на tutu.ru и оплачивайте билеты с корпоративного баланса. Читать далее.
