9. процедура передачи архивных документов.
Для постоянного хранения
9.1. документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на временном ведомственном хранении, передаются на постоянное хранение.
9.2. ведомственный архив передает документы в государственный (муниципальный) архив. Этот архив является источником приобретения агентством документов на постоянное хранение.
9.3. документы передаются на постоянное хранение в государственный архив государства, обычно оснащенный соответствующими научно-справочными аппаратами и страховыми копиями, особенно для ценных и уникальных документов.
9.4. для временного хранения архивных документов в организации устанавливаются следующие сроки
Архивные документы федеральных органов государственной власти, а также 15-летние архивные документы Генеральной прокуратуры РФ, органов государственной власти, республиканских прокуратур, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий; 15-летние архивные документы
архивные документы органов государственной власти и территорий, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, прокуроров, государственных органов, организаций и городов областной и краевой принадлежности, областной и краевой принадлежности — 10 лет
Архивные документы местных органов власти, учреждений, организаций, муниципальных и региональных предприятий, сельскохозяйственных предприятий — 5 лет
Реестры, личные реестры, нотариальные и судебные реестры, экономические субметрополии — 75 лет
Архивные документы, созданные в процессе общей (с участием государства) деятельности предприятий смешанной собственности, организаций и объединений с преобладающей долей федеральной или государственной собственности — 10 лет
Научно-техническая документация и патентная документация — 10 лет; и
проектная документация — 15 лет; и
Проектная документация для капитального строительства — 25 лет; и
Телеметрическая документация — 5 лет,.
Кинодокументация, граммофонная документация, видеозаписи — до 3 лет после производства,
Фотографическая документация — 3 года; и
Документация на электронных носителях — 5 лет.
9.5. при необходимости срок временного хранения документов может быть изменен по согласованию с компетентным органом управления делами или компетентным архивным органом.
Своевременная передача документов на постоянное хранение может осуществляться в случае угрозы утраты (уничтожения) документов (уничтожения) и по требованию традиционных организаций.
Продление срока временного хранения документов допускается, если учреждению необходимо фактически использовать документы с письменного разрешения государственных архивов.
9.6. документы постоянного хранения государственных организаций, сменивших форму собственности (инкорпорация, приватизация), хранятся в негосударственных организациях, после чего переносятся по истечении срока временного хранения (см. 10.3) в государственный архив.
9.7. когда организация ликвидируется, документы передаются организации-преемнику.
9.7.1.Если организация, от которой был получен государственный архив, ликвидируется без правопреемника, документы постоянного хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. Если передача документов в вышестоящую организацию невозможна по решению комиссии, созданной для передачи документов и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с компетентным органом делопроизводства, эти документы передаются в государственный архив.
9.7.2. документы, касающиеся работников ликвидируемой организации, передаются в специализированный архив (центр) кадровых документов на временное хранение при отсутствии правопреемника и руководителя организации, а при отсутствии такового — передаются государству.
9.7.3.Уничтожение документов, по которым не истек срок временного хранения, ликвидированной организацией без правопреемника осуществляется только по решению компетентного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления и оформляется актом. Список документов, подлежащих уничтожению, прилагается.
9.7.4. Документы организации, находящейся в стадии ликвидации без правопреемника, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в соответствии с процедурами, указанными в пунктах 2.4.1 — 2.4.7 настоящего Положения.
9.7.5.Документы ликвидируемой организации организует, хранит или передает на уничтожение ликвидационная комиссия. Ликвидационная комиссия, имеющая соответствующую лицензию или государственный архив.
9.8.Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется, как правило, ежегодно по графику, утвержденному руководителем организации и соответствующим архивом. Организациям с небольшим количеством документов постоянного хранения, формируемых ежегодно по данным государственного архива, разрешается передавать документы один раз в пять лет.
Научные, технические и специальные документы обычно передаются раз в пять лет.
9.9. документы передаются в Государственный архив по описи, утвержденной ЭПС архивной организации.
При первой передаче документа в государственный архив в архивный фонд организации передается историческая справка. При последующих передачах документов необходимо предоставить историческое приложение, касающееся изменений в названии, функции, структуре, организационной принадлежности, составе и статусе документа.
Файлы передаются по одному. Все копии переписи помечены для приема документов из Государственного архива.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если во время переноса обнаруживается разница между итоговой записью в описи и фактическим существованием переданных файлов, создается новая итоговая запись в описи с указанием фактического существования и количества отсутствующих файлов. Количество отсутствующих дел указывается в акте приема-передачи документов на государственное хранение — причина их отсутствия указывается в справке организации, прилагаемой к акту.
Архив организации выполняет процедуру извлечения документов. Для утраченных документов, поиск которых не дал результатов, создается заявление об утрате документа. Оригинал утраченного документа может быть заменен его копией.
9.10. Перед передачей документа на постоянное хранение с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дела, физического и санитарного состояния документа. Если обнаружены какие-либо дефекты, создается действие — устранение обнаруженных дефектов осуществляется силами организации.
9.11. три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи передаются вместе с документами.
