Лицензирование является одной из регулярных кадровых процедур. В зависимости от типа лицензии требуется специальная документация. В данном разделе представлена информация о правилах и процедурах их подготовки.
Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска
Документирование отпусков начинается с составления программы плановых отпусков работника.
Этот документ обычно составляется по форме Т-7 и должен быть утвержден до 17 декабря следующего календарного года. Для утверждения плана не обязательно оформлять приказ директора. Достаточно подписи директора на документе. Все сотрудники должны быть ознакомлены с утвержденным графиком отпусков. Если один или несколько сотрудников переносят отпуск, изменения могут быть внесены приказом.
До начала отпуска работодатель должен уведомить работников о датах будущих отпусков в соответствии с графиком. Уведомление должно быть бессрочным, отправлено не позднее, чем за две недели до начала отпуска и должно быть составлено в письменном виде и подписано работником.
После уведомления работодатель имеет право издать приказ о предоставлении отпуска. Этот документ является необязательным, и за его отсутствие не предусмотрен штраф. Можно использовать стандартную форму (Т-6 для одного сотрудника или Т-6а для нескольких сотрудников одновременно) или использовать отдельный шаблон.
Документ должен содержать основную информацию о сотруднике, даты отпуска и количество календарных дней. В приказе не обязательно указывать причину разрешения, но правила позволяют это сделать. Приказ должен быть подписан руководителем компании или другим лицом, имеющим доверенность.
Предоставление отпускных служит основанием для выплаты отпускных и составления записки-расчета отпускных с указанием дохода, учтенного при расчете среднего заработка, суммы удержанного налога и фактически выплаченной суммы. Расчет отпускного пособия составляется по форме Т-60. Как правило, этот документ подписывается уполномоченным лицом в кадровой службе и бухгалтером, проводившим расчет.
Сотрудникам не нужно подавать дополнительное заявление, чтобы взять отпуск по утвержденной программе. Это необходимо, если сотрудник берет отпуск вне программы. Например, если сотрудник работает в текущем календарном году и не участвует в плане отпусков. Срок подачи такого заявления должен быть определен в местном нормативном законодательстве.
Информация о выданной лицензии должна быть внесена в раздел VIII «Лицензии» личной карточки формы Т-2. Необходимо указать вид отпуска, причину предоставления, даты начала и окончания, количество предоставляемых календарных дней и стаж работы. Хотя в настоящее время хранение такой карты не является обязательным (Постановление Правительства РФ № 1250 от 24 июля 2021 года), если организация продолжает использовать карту, информация должна быть внесена на карту.
Ежегодный оплачиваемый отпуск дополнительно учитывается в рабочем листе. Если рабочий лист ведется по единой форме Т-12 или Т-13, то в качестве причины отсутствия проставляется основной отпуск с буквенным кодом «ОТ» или цифрой «09».
Делопроизводитель: организует документы по персоналу и формирует личные дела. Мы подготовим необходимые сертификаты и декларации и отправим их от вашего имени. Мы подписали соглашение с ПФР, чтобы удовлетворить запросы наших граждан.
Мы предлагаем качественное обслуживание и гарантию возврата денег.
Оформление особых случаев оплачиваемых отпусков
Приостановление действия лицензии.
Чтобы оформить перенос, работник должен подать заявление с указанием новой даты и причины переноса отпуска. На основании полученной заявки составляется заказ-наряд, который подписывается руководителем компании. Кроме того, новая дата вносится в график отпусков организации и в личную карточку сотрудника. Перенос отпуска на следующий год осуществляется таким же образом. Неиспользованные дни добавляются к графику отпусков на следующий год.
Разрешение генерального директора
Отпуск генерального директора должен проходить по той же процедуре, что и у других сотрудников. Требуется уведомление об отпуске и приказ о предоставлении отпуска. Нет необходимости подавать заявление на получение лицензии генерального директора. Достаточно одного приказа. Кроме того, должен быть назначен замещающий директор. Также необходимо составить соответствующий приказ, в котором будут указаны полномочия, передаваемые заместителю. В дополнение к приказу должна быть выдана доверенность на представление организации в отношениях с юридическими и физическими лицами в государственных органах.
Временная лицензия второго класса
Человек, имеющий двойную занятость, должен брать отпуск одновременно со своей основной работой. Он должен указать период отпуска, который он хочет взять, в форме заявления, но не нужно запрашивать дополнительные детали. Если он проработал в вашей компании менее шести месяцев, отпуск должен быть оплачен авансом.
При оформлении отпуска по графику важно указать в примечаниях, что сотрудник работает неполный рабочий день. Если на момент планирования вы не знаете, когда будет предоставлен отпуск по основному месту работы, не указывайте предполагаемую дату начала отпуска. Остальная часть программы должна быть обработана в соответствии с общей процедурой.
Дополнительные лицензии
Дополнительный оплачиваемый отпуск должен быть создан в соответствии с обычными процедурами. Сотрудники должны быть уведомлены о планируемом графике отпусков (не менее чем за две недели), должны быть изданы приказы и внесены сведения в карточки и рабочие листы сотрудников. Дополнительного декларирования со стороны работника обычно не требуется. Это необходимо сделать, если дата начала отпуска переносится по инициативе работника.
Справки об учебном отпуске
Справка об учебном отпуске должна быть заполнена в соответствии с установленными формами, заявлением работника и приказом об отпуске. Общая продолжительность отпуска указывается в справке, но продолжительность оплачиваемого отпуска ограничена трудовым законодательством.
- Для студентов заочной формы обучения и студентов, не являющихся студентами университета — от 40 дней до четырех месяцев; и
- Для студентов дневного отделения — от 15 дней до четырех месяцев.
Оптимизируйте рабочий процесс — положитесь на архивную службу Derris для архивирования и безопасного хранения кадровых и других документов. Мы поможем вам создать электронные файлы, к которым можно получить доступ в любое время, защитить ваши личные данные и уберечь документы от повреждения или потери.
Свободное время за свой счет
Неоплачиваемый отпуск по семейным или другим причинам может быть взят на неограниченный срок. Максимальный срок не ограничен законом, но существует минимальный срок, который должен быть предоставлен работодателем.
Например, пять календарных дней для вступления в брак и рождения ребенка, 14 календарных дней в году для пенсионеров и 60 календарных дней для инвалидов. Однако государственные праздники засчитываются в число выходных дней без продления.
Чтобы взять неоплачиваемый отпуск, сотрудники должны заполнить заявление и подписать его у руководителя организации. В этом заявлении будет указана причина отпуска и количество дней. На основании заявки оформляется заказ.
На рабочем листе отпускные дни на их счете должны быть отмечены кодом ‘DO’ или ’16’. Лицензии, которые необходимо выдать, должны быть с кодом ‘OZ’ или ’17’. Отметьте отпуск в разделе «ОЗ» или «17» карточки работника. VIII.
Отпуск с последующим увольнением
Просьбы об отпуске с последующим увольнением из организации должны быть представлены в письменном виде. Работник заполняет заявление в любом формате, содержащее следующую обязательную информацию
- Заявление работника о предоставлении отпуска и последующее увольнение после окончания дней отпуска.
- Количество необходимых дней отпуска (работник может взять все оставшиеся дни или только часть).
- Желаемая дата начала отпуска.
- Причина отпуска.
- Подпись сотрудника.
Основные требования законодательства: работник может быть уволен по любой причине (например, по соглашению сторон), кроме как в связи с ответственным поведением работника. В частности, если трудовой договор расторгается по причине прогула или опьянения, нельзя разрешить отпуск с последующим увольнением.
После получения заявления необходимо составить приказ о предоставлении отпуска. Работодатель может составить либо общий приказ об увольнении и приказ о предоставлении отпуска, либо два отдельных приказа. Информация о жалобе должна быть внесена в трудовую книжку. Если имеется рабочий дневник, информация должна быть внесена в рабочий дневник. Кроме того, информация должна быть внесена в справочник работника.
Декретный отпуск
Декретный отпуск можно взять, предъявив больничный лист, заявление работницы и письменный приказ. Продолжительность этого отпуска рассчитывается на основе программы «отпуска» по болезни — обычно 140 календарных дней. Работники не обязаны брать отпуск с первого дня больничного и могут продолжать работать. После получения и выдачи такого разрешения работнику больше не разрешается работать даже неполный рабочий день.
Заявка и бланк заказа подаются обычным способом. В них указывается следующая информация: основная информация о работнике, причина отпуска, даты начала и окончания отпуска. Заявление на отпуск по беременности и родам подавать не обязательно. Работодатель подает необходимую информацию в Фонд социального страхования, который затем напрямую выплачивает деньги работнику. Информация об этом виде отпуска также должна быть внесена в личную карточку сотрудника и табель учета рабочего времени.
Если отпуск по уходу за ребенком следует сразу за отпуском по беременности, специальной документации не требуется — заполняется обычная документация по отпуску по уходу за ребенком. Если работник сразу же возвращается на работу — дополнительная документация не требуется.
Разрешение родителей.
Те же основные документы необходимо предоставить, если вы присматриваете за детьми до 1,5 лет и до 3 лет. Необходимы следующие документы.
- Копия свидетельства о рождении ребенка.
- Просьба матери, а
- приказ об отсутствии; и
- Заявление на оплату расходов по уходу за ребенком.
Заявления и распоряжения о выдаче лицензии готовятся в обычном порядке. Документация для выплаты пособий составляется по форме, утвержденной ФСС. После получения заявления работодатель обязан в течение трех рабочих дней передать в GESY данные, необходимые для расчета суммы пособия (информация о периодах отпуска, замена календарного года, данные о рабочем времени).
Не требуйте от работника справку о том, что он не получал пособия от второго родителя с 2022 года; ФСС проверит это. Этот вид отпуска для отца или бабушки следует общей процедуре.
Последним днем отпуска является день, когда ребенку исполняется 18 месяцев или 3 года. Нет необходимости писать заявление на досрочный отпуск; просто явитесь на работу на следующий день после окончания отпуска.
