Предоставление документов и справок при увольнении является важным этапом прекращения трудовых отношений. Закон содержит перечень документов и информации, которые работодатели обязаны предоставить увольняемым работникам. Некоторые из них выдаются безоговорочно, другие — по запросу. В этом разделе подробно описано, как правильно и безопасно пройти этап увольнения.
Общие сведения о предоставлении документов
Когда трудовые отношения с работником прекращаются, работодатель обязан выдать различные документы, связанные с трудовой деятельностью, по какой бы причине это ни произошло.
Увольняемые сотрудники должны получить оригиналы документов в последний день работы, но им также могут быть предоставлены копии. Они предоставляются увольняемому сотруднику бесплатно.
Предоставляемые копии должны быть заверены. Копия сотрудника должна иметь подпись «Верно» или «Верная копия», местонахождение, подпись и заверение лица, заверившего копию, а также дату заверения.
Документы выдаются увольняющемуся сотруднику в день прекращения трудового договора. Однако бывший работник может запросить документы после прекращения трудовых отношений. В отношении выдачи документов бывшим сотрудникам нет ограничений по сроку с момента увольнения или сроку давности. Единственное, что необходимо учитывать, — это обязательный срок хранения кадровой документации в организации.
Во избежание споров с уволенными работниками или санкций со стороны надзорных органов можно определить дату, когда документы запрашиваются работником, а также дату и перечень выдаваемых документов. Для этого необходимо составить опись соответствующих документов, которую должностное лицо должно подписать и указать дату подписания.
Оптимизация документооборота в компании. Доверьте архивирование и надежное хранение всех ваших документов, включая бухгалтерские, кадровые, банковские и архивные услуги Delis. Нет необходимости постоянно обращаться к нам за документами. По запросу мы оцифруем ваши бухгалтерские и кадровые документы и создадим электронный архив, который можно легко искать по заданным параметрам.
Обязательно выдаваемые документы
Уволенные сотрудники должны получить, без дополнительных запросов, следующее
- трудовую книжку (если она ведется) или подробную информацию о трудовом стаже (если в бумажной трудовой книжке отказано); и
- Подтверждение размера заработной платы, полученной от работодателя, и количества дней временной нетрудоспособности за определенный период времени.
- Извлечения из записи лицевого счета сотрудника.
Выдача трудовых книжек при увольнении.
Как правило, если на сотрудника ведется бумажная трудовая книжка, то она выдается в последний день работы сотрудника, даже если сотрудник уходит в отпуск до окончания работы. Если фактически выдать документ невозможно, компания должна письменно уведомить бывшего сотрудника и забрать документ лично или направить запрос с разрешением отправить документ по почте.
В день расторжения договора уведомление отправляется заказным письмом по всем известным адресам.
Направленное уведомление гарантирует, что компания не будет привлечена к ответственности за нарушение трудового законодательства.
Уведомления должны быть отправлены заказным письмом или заказным письмом с подтверждением получения. Затем можно проследить судьбу письма и выяснить, получил ли его сотрудник.
Чтобы отправить документ по почте, работник должен дать письменное согласие и указать адрес, по которому он должен быть отправлен. После получения разрешения документ должен быть отправлен заказной почтой вместе с уведомлением и перечнем сопроводительных документов. Инвентарный список гарантирует, что книга действительно была отправлена, а не просто пустой конверт или бланк.
Кроме того, если почта потеряет письмо, ответственность за потерю трудовой книжки лежит на почте, а не на работодателе.
Если уволенный работник не получил просьбу выслать документ, он может получить его от бывшего работодателя по письменному запросу. В течение трех рабочих дней организация, в которой хранится трудовая книжка, должна выдать ее заявителю. Обязательно записывается дата получения заявления и дата выдачи документа.
Для этого необходимо вести запись о выдаче трудовой книжки. Факт получения заявления можно также проверить, зафиксировав его в календаре входящей почты или в отдельном журнале.
Дополнительным законным способом выдачи документов является их отправка по доверенности. Это допускается для устранения риска претензий как со стороны работника, так и со стороны надзорного органа, при условии, что представитель имеет все необходимые документы и по возможности может предоставить их копии организации.
Работникам, которые увольняются и отказываются сохранить свои трудовые книжки, работодатель должен предоставить бумажную или электронную версию трудовых данных. Эта информация представлена в формате STD-P. Этот документ может быть предоставлен как в бумажном, так и в электронном формате.
Выдача справки о доходах 182н
Федеральное законодательство о социальном обеспечении предусматривает обязанность работодателей выдавать справки о заработной плате и других выплатах сроком на два года. Последнее изменение в форму справки было внесено приказом Минтруда от 1 октября 2022 года № 1н (убрана подпись главного бухгалтера).
Документ содержит данные о заработке за последние два года и текущий календарный год. Кроме того, в справке указывается количество дней отпуска по нетрудоспособности и беременности и родам, взятых в период работы у данного работодателя.
Сертификат обычно выдается в день окончания трудовых отношений. Если работника нет на месте, направьте работодателю уведомление о необходимости забрать справку или письменно договоритесь о том, чтобы документ был отправлен по почте.
Кстати, эти и другие необходимые уведомления работника могут быть включены в одно письмо (например, вместе с уведомлением о необходимости получения трудовых книжек). Нет необходимости отправлять отдельные сообщения
Если работник обращается за справкой после увольнения, работодатель обязан выдать этот документ в течение трех дней. Как и трудовая книжка, сертификат может быть выдан третьему лицу по доверенности.
Для снижения риска регуляторных претензий или других споров важно зафиксировать дату получения заявления, уведомления и документа лично или по доверенности.
Работнику потребуется справка 182н при получении пособий и оплате больничных листов у нового работодателя.
Документация по лицевым счетам
Перечень обязательной документации дополняется информацией о личном учете, отраженной в справочных формах СЗВ-М, СЗВ-стаж, ДСВ-3 и расчете страховых взносов.
Сотрудники получают не всю форму, а авторизованные выписки, содержащие информацию о конкретном человеке.
- Данные из формы СЗВ-М собираются только за месяц, в котором закончилась работа.
- Информация из DSP-Z предоставляется сотрудникам, если компания уплатила дополнительные страховые взносы для повышения капитализации сотрудников.
- Часть системы ДМС, передаваемая сокращаемому сотруднику, должна содержать общую информацию по текущему отчетному периоду (для начисленных сотрудников это фактически раздел 3).
Аналогично, как и в случае с любым другим документом, если нет возможности выдать заявление в день увольнения, необходимо направить работнику соответствующую проводку. Без этого государственное учреждение рискует понести административную и финансовую ответственность за нарушение трудового законодательства.
Если в компании работает большое количество сотрудников, с объемом подаваемых документов для которых не справляются ни бухгалтерия, ни отдел кадров, необходим архив Delis. Он наводит порядок в папках отдела кадров, собирает надлежащие личные дела сотрудников и соблюдает Закон о персональных данных. Он также обеспечивает подготовку всех необходимых сертификатов и справок, которые направляются сотрудникам по их требованию. Делис Архив заключил соглашения с пенсионными фондами для ведения социальных и правовых вопросов.
Если вам не понравится обслуживание, мы свяжемся с вами!
Документы, выдаваемые по заявлению
Дополнительные документы могут быть получены уволенным лицом. Они могут быть предоставлены только путем направления письменного запроса. К таким документам относятся.
- Копии приказов о приеме на работу, переводах между подразделениями организации, увольнениях и т.д.
- Отчеты о доходах и уплаченных налогах физического лица (предыдущая справка 2-НДФЛ).
- Справка работодателя о стаже работы.
- ‘North Sector Allowance’ (если есть) и другие документы, подтверждающие занятость сотрудника.
У работодателя есть три рабочих дня на подготовку документации (Трудовой кодекс, статья 62). На практике центральные бухгалтерские службы или отделы кадров крупных компаний не всегда соблюдают этот срок. Работники могут не ждать три дня, а подождать одну или две недели для выдачи документа.
Обратите внимание, что обоснование более длительных сроков, при сложности документооборота в некоторых организациях, не рассматривается инспекторами, и работники могут обратиться к трудовому инспектору или даже в прокуратуру. Например, если он не может вовремя обратиться за пособием из-за отсутствия необходимых документов или если он понес больший ущерб.
Важно отметить, что работник не обязан обосновывать и доказывать необходимость получения документации, связанной с работой. Это означает, что работник не может запросить дополнительную информацию или другую документацию по поводу выдачи документа.
Риски невыдачи документов при увольнении
Нарушение установленных законом правил выдачи документов может привести к административной ответственности (ст. 5.27 ТПП). Суммы штрафов следующие
- Если нарушение выявлено впервые: 1 000 — 5 000 рублей — для индивидуальных предпринимателей
- 30 000-50 000 рублей — для индивидуальных предпринимателей, для
- Повторные нарушения: дополнительный штраф до 70 000 рублей или штраф до 1-3 лет.
Повторное нарушение — это неповторение (невыполнение) одной и той же обязанности, установленной Трудовым кодексом, в течение одного года.
Например, если руководитель нарушает сроки выдачи копий документов в январе и декабре 2021 года, то за повторное нарушение ему грозит более высокий штраф.
Судебная практика развивается таким образом, что лицо может быть привлечено к ответственности, даже если на момент начала разбирательства оно уже не является руководителем. Также существует возможность привлечения к ответственности разных организаций за аналогичные нарушения.
Помимо ответственности руководства, можно получить компенсацию за особо серьезную ответственность, в частности, за задержку выдачи трудовых книжек работникам. В этом случае агентство обязано компенсировать бывшему работнику неполученное из-за задержки вознаграждение. Эта компенсация рассчитывается на основе среднего заработка, выплаченного за период вынужденного прогула, и определяется судом.
