6.2 Формирование корпуса и отложения
6.2.1 Формирование дела — это группировка исполненных документов в деле в соответствии с номенклатурой дела и систематизация документов в деле.
6.2.2 Дела, как правило, формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях, в федеральных органах исполнительной власти.
6.2.3. оформленные и завершенные файлы представляются в течение 10 дней от исполнителя, в зависимости от принятой системы ведения файлов, службе ДУС или лицу, ответственному за ведение файлов в структурном подразделении образования в файле. Количество соответствующих документов, по которым документ передается на хранение, определяется руководителем структурного подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дела.
6.2.4. проверка правильности формирования дела осуществляется службой управления файлами.
6.2.5. в деле соблюдаются следующие общие правила В номенклатурные дела помещаются только исполненные документы на индивидуальной основе. Документы за календарный год группируются в файлы в дополнение к переходящим делам. Постоянное и временное хранение документов группируется отдельно в конвертах. Факсы и телеграммы помещаются в конверты по общим причинам — документы, подлежащие возврату, лишние копии и черновики не помещаются в папки — объем дела не превышает 250 страниц. Если папка состоит из многих томов (частей), то номера (индексы) и заголовки папок перечисляются для каждого тома с добавлением «Том 1″, » 2″ и т.д.
6.2.6 Документы в папке распределяются по категориям сверху вниз в хронологическом порядке, используя серию вопросов и ответов или их комбинацию.
Документы класса сгруппированы в дела по типу и дате с соответствующими приложениями.
В зависимости от вида документа копия изданного Федерального закона, акта Президента Российской Федерации, акта Правительства Российской Федерации, выписка из соответствующего протокола хронологического заседания Российской Федерации или Президиума.
Все отчеты и информационные документы о выполнении законов, находящихся под контролем Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, откладываются в дело. Если папка не открыта, то документы, на которые даны ссылки, архивируются в папке электронной почты постоянного хранения за год.
Если имеется много файлов отзыва сертификата, депонированных в различных папках, необходимое количество копий данного документа должно быть депонировано в каждом файле с указанием количества файлов, в которых депонирован оригинальный файл данного документа.
Документы правления сгруппированы в два файла: протоколы заседаний правления и решения — документы для заседаний правления.
Положения и инструкции, утвержденные нормативными документами, являются их приложениями и сгруппированы вместе с этими документами.
Команды основной деятельности группируются отдельно от штабных команд.
Протоколы сортируются в хронологическом и цифровом порядке. Протокольные документы, сгруппированные в отдельные файлы, распределяются по категориям в соответствии с протоколом.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, границы, заголовки и другие документы группируются отдельно от планов.
Документы в папке для персонала классифицируются как полученные.
Предложения, заявления и жалобы граждан о работе федеральных органов исполнительной власти и все документы, связанные с их проверками и исполнением, составляют отдельную группу от заявлений граждан по личным вопросам.
Письма обычно группируются за период в один календарный год и распределяются по категориям в хронологическом порядке. Документы-ответы размещаются после документов-заявок. Если переписка по определенной теме повторяется с предыдущего года, документ включается в папку этого года и содержит индекс папки предыдущего года.
6.2.7. конверты федеральных органов исполнительной власти обрабатываются в конце года. Подготовка ящиков включает в себя подготовку ящиков к хранению. Подготовка дел включает ряд заданий, описывающих дело с точки зрения обложки, переплета, подсчета листов и подготовки к заверению надписей. Подготовка дела осуществляется сотрудниками DMS и соответствующими структурными подразделениями. В их обязанности входит подготовка и формирование дела при методической поддержке и под контролем Федерального архива исполнительной власти.
6.2.8. в зависимости от срока хранения файлы обрабатываются полностью или частично. Дела о постоянных, временных (более 10 лет) и личных делах должны быть обработаны полностью. Полное ведение дела включает в себя Проведение реквизитов дела по установленной форме (Приложение N2 22) — Нумерация страниц дела — Подготовка файла «Лист дела» (Приложение N 24), если требуется — Разъяснения, необходимые для дела.
6.2.9. обложки постоянных, временных (более 10 лет) и папок сотрудников выполняются по установленным формам. Обложки папок должны содержать следующую информацию. Наименование федерального органа исполнительной власти (финансирующего органа) — Наименование структурного подразделения — Номер папки (индекс) — Заголовок папки — Заголовок папки (тома, части) — Номер папки Хранилище папок — Кодовый номер папки.
Элементы, которые должны быть наклеены на обложку футляра, должны быть следующими. Название федеральной казни должно быть указано в именительном падеже вместе с официально принятой аббревиатурой названия. Наименование структурного отделения должно быть указано в соответствии с утвержденной структурой (количеством дел) — цифровое обозначение (индекс) дела должно быть приведено в соответствии с номенклатурой дел федерального исполнения. Дата папки, содержащей административные документы и сопутствующие документы, состоящие из нескольких томов (частей), является крайней датой документа дела. Самый старый из последних документов, содержащихся в деле. Датой вложения в папку, сформированную из отдельных томов, является дата регистрации основного документа, приложения к которому помещены в этот том. Число и год указываются арабскими цифрами, а месяц пишется словами.
Для обеспечения сохранности и порядка документов, содержащихся в деле, все листы в деле нумеруются, за исключением листа сертификатора и внутренней описи. Листы нумеруются карандашом сверху вниз, номера проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы большого формата, скрепленные с одного конца, пронумерованы как бумага в правом верхнем углу.
Самонумерованные документы, включая печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы папки, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно для каждого тома или части.
Фотографии, рисунки, диаграммы и другие пояснительные или специальные документы, составляющие отдельные листы конверта, нумеруются в левом верхнем углу на оборотной стороне.
Папки, к которым прикреплены документы, нумеруются внутри папки. Сначала папке, а затем каждому вложенному в нее документу присваивается серийный номер.
Приложения к досье, полученные в составе досье, оформляются в виде отдельных томов и нумеруются отдельно.
После того как листы пронумерованы, изготавливается сертификационная этикетка, которая помещается на край конверта. Сертификаты оформляются в дело на отдельном листе сертификатов в деле. В визе указывается количество конвертов и реквизиты отдельных документов (рисунков, фотографий, эскизов и т.д.) цифрами и буквами.
Сертификат подписывается его автором с указанием подписи, места и даты создания. Количество конвертов указано в этой надписи на передней обложке конверта.
Требуемый «срок хранения» переносится из соответствующей номенклатуры дел на титульный лист дела после сверки со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа. Указание сроков хранения информации.
Файлы постоянного хранения имеют пометку «Хранить вечно».
Архивный код (состоящий из номера фонда, номера каталога и номера дела в каталоге) дела на обложке дела постоянного хранения печатается черными чернилами на деле федерального административного органа. Эти файлы включаются в годовую часть сводной переписи, утвержденную ЭПК соответствующего федерального регистра (до этого момента они печатаются карандашом).
На титульном листе архива постоянного хранения указывается наименование федерального архива, в который передается архив, код федерального архива и Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО ) и Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ ).
В конце года уточняются надписи на титульных листах папок, хранящихся постоянно и временно (более 10 лет). Если заголовок папки на обложке не соответствует содержанию архивного документа, заголовок папки исправляется и дополняется.
Имя, год и номер дела учредителя и заместителя директора могут быть написаны на лицевой стороне обложки.
[…]
[…]
Необходимость создания внутреннего перечня соответствующих документов определяется директивой о ведении дела в федеральном органе исполнительной власти. На отдельном листе формы прогноза создается внутренняя перепись, содержащая информацию о порядковом номере документа дела, его показателе, дате, заголовке и количестве дел, в которых находится каждый документ. Окончательный листинг создается во внутреннем каталоге. Во внутреннем каталоге указывается цифровым и голографическим способом количество содержащихся в нем документов и количество листов во внутреннем каталоге.
Внутренняя опись документов в деле подписывается автором и указывает подпись, место и дату создания описи. Внутренний перечень документации дела, заверенный автором, вклеен за верхним обрезом внутри передней обложки дела.
6.2.11. документы, составляющие материалы дела, ассоциируются с четырьмя картонными твердыми обложками или привязаны к возможности свободно читать текст всех документов. При подготовке папок к архивированию (переплету книг) металлические элементы переплета (булавки, крепления) должны быть удалены из документов.
В папках можно хранить временные папки (до 10 лет), документы нельзя переорганизовывать в папки, листы папок нельзя нумеровать и нельзя создавать сертификаты.
