Как вы организуете доставку и получение документов между третьими лицами, почтовыми отделениями и удаленными офисами? Как этот поток работает при потере ценных документов и как выяснить, кто несет ответственность за потерю? В этой статье приведены образцы заявлений, регистров и ручных форматов для курьеров (с формальными описаниями поведения, но могут быть сложными). В нем объясняется, как организовать курьерскую службу в организации.
Курьерская служба — это занятие на все времена года. Всегда были люди, которые обеспечивали не только обычную переписку, но и очень срочные и ценные тайные миссии. И сейчас, несмотря на технические возможности компьютеров, распространение интернета и внедрение электронного документооборота, многие организации не могут обойтись без курьеров.
Каждая организация (маленькая или большая) регулярно сталкивается с проблемами доставки и получения почтовых отправлений. Это документы из других компаний или организационных подразделений вашей компании, расположенных далеко друг от друга. Скорость работы вашей компании зависит от того, насколько хорошо организована работа курьерской службы.
Оцениваем потребности
Во-первых, необходимо подсчитать количество документов, доставляемых курьерской службой в день (в среднем). Во-вторых, частота, с которой доставляются документы. В-третьих, оцените состав и удаленность адреса доставки.
Если у органа небольшой оборот документов, то задачу по доставке и приему почты может выполнять курьер или водитель с совмещением обязанностей курьера.
Если в организации большой объем бюрократии, в компании создается курьерская служба, обычно являющаяся частью службы управления документами (например, Office). Иногда, однако, курьерские службы также классифицируются как административные.
Создание курьерской службы начинается с определения того, как будут приниматься и отправляться документы. Вот обычные потребности, которые вам необходимо знать:.
- Получение документа:.
- Документ должен поступить на юридический и почтовый адрес организации и быть получен в почтовом отделении России. Если существует группа компаний, то таких адресов может быть несколько.
- Документы должны быть получены от третьих лиц.
- Представление документов:.
- документы отправляются через «Почту России», и
- внутренняя доставка документов третьим лицам (наиболее ценные и срочные документы); и
- обмен документами между удаленно расположенными структурными подразделениями; и
- количество документов, пересылаемых самой компанией, а также частота и срочность передачи документов.
Только отредактировав все темы, можно увидеть изображение. Это позволяет определить количество курьерских служб, соответствующее распределение практических обязанностей и сроки.
Организация работы своих пеших курьеров и водителей
Организацию курьерской работы в каждой службе можно разделить на три направления: почтовые квитанции и доставка.
- В его строительном блоке на расстоянии от
- Третьим лицам, в
- В российских почтовых отделениях.
Доставка документов курьером между удаленными офисами.
Для обмена документами между удаленными структурными подразделениями в пределах одного местоположения (если количество удаленных офисов не превышает трех) обычно достаточно пешего курьера, а в случае необходимости перевозки тяжелых грузов из офиса в офис привлекается водитель-курьер. Альтернативный вариант — водитель-руководитель отдела. Курьеры с подиумами — хороший выбор, так как они могут вовремя передать информацию, включая экстренные традиции, на общественном транспорте. Водители-перевозчики необходимы, когда перевозятся тяжелые или очень ценные грузы и когда места доставки значительно удалены друг от друга.
Первое, что должен инициировать отдел кадров, — это разработать курьерскую программу. Он опирается на данные о времени прибытия и отправления курьеров из офисов, времени ожидания и местонахождении. Программа путешествия должна быть подлинной, проверенной на месте и размещенной для информирования сотрудников компании. Наличие расписания (например, 1) позволяет сотрудникам планировать передачу документов в другие офисы и понимать, за какое время они дойдут до получателя.
Опыт показывает, что если время начала работы организации — 9 утра, то предпочтительнее, чтобы курьер начал работу позже — в 10 утра. Работники имеют возможность «доставлять» документы по утрам.
Если документы необходимо доставить срочно, путь курьера может быть скорректирован.
При составлении рабочей программы для водителей-курьеров важно учитывать узкие места (особенно в крупных городах и центрах или офисах, расположенных в разных районах города).
Даже если почтальон знает почтальона, коллеги часто пытаются спросить почтальона в последнюю минуту, пока не готова важная «бумага». Хотя это вполне допустимо, рекомендуется уточнить, что местная практика допускает это в исключительных случаях, чтобы это не вошло в привычку. Такие задержки приведут к нарушению графика доставки другого сообщения.
Второй документ, который поможет вам, называется «Курьерский журнал» (показан в примере 2). Неважно, как вы его назовете, главное, чтобы он был в каждом офисе, а курьер регистрировался по прибытии и при отправлении.
Календарь должен находиться под контролем сотрудника, получающего курьерский документ. Обычно это сотрудник офиса, секретарь или помощник руководителя (каждый офис должен назначить человека, с которым будет связываться курьер и который будет связываться с сотрудниками офиса для отправки документа. Одним из таких людей в штаб-квартире будет супервайзер — начальник всех почтальонов). С помощью календаря можно увидеть, сколько времени курьер тратит на поездки из офиса в офис и насколько он занят, если использует рабочее время по своему усмотрению.
Местная практика должна также определять обязанности лица, контролирующего журнал курьера. Это необходимо сделать не только для контроля его работы, но и для более эффективного планирования его поездки. Например, если человек планирует добираться до следующего офиса один час, но тратит на дорогу 30 минут, программу поездок следует скорректировать.
