2. правила производства документов.
Все документы должны быть выполнены в форматах A4 и A5 — размеры A3 и A6.
Документы, оформленные на фирменном бланке, требуют помещения.
На практике левое поле устанавливается на уровне 35 мм для удобства бронирования. Большинство документов публикуется на фирменном бланке организации.
Бланки писем — это стандартные бумаги с напечатанной фиксированной информацией и пространством для переменной информации.
Письма могут быть напечатаны или разработаны на компьютере. Информация, содержащаяся в документе, имеет конкретное назначение и расположение на листе бумаги. Действующий государственный стандарт устанавливает перечень из 29 пунктов
Государственный щит Российской Федерации.
Мундиры субъектов Российской Федерации.
Эмблема или бренд компании (служебный сигнал).
Организационный код ОКПО.
Код документа от Okud
Отчет о данных организации
Название документа
Дата документа (индикатор ограничения)
Регистрационный номер документа (защитный сигнал)
Отчет о регистрационном номере и дате документа (сигнал безопасности)
Документ о пенсии или месте выдачи
Доступ к документу ограничен
Получатель (сигнал ограничения)
Сигнал утверждения документа
Название текста (сигнал ограничения)
Спецификация управления (сигнал ограничения)
Вложение
Сигнал утверждения документа
Утверждение документов
Копия лицензионной справки
Примечание для исполнителя
Примечание к исполнению документа, отправка в файл
Примечание для организации для получения документа
Признаки автоматического поиска документов
Каждая запись документа состоит из трех частей
- Заголовок (содержит то, что требуется перед текстом). Она делится на левую половину и правую половину.
- Существительное (содержит информацию о сути документа); и
- Учредительная часть (содержит необходимый текст).
В зависимости от типа и назначения документа, он может не содержать всей необходимой информации. Однако существует группа существенной информации, которая должна присутствовать практически во всех документах. Это обеспечивает его юридическую силу.
В эту группу входят следующие элементы
Название агентства должно соответствовать полному официальному названию, записанному в учредительном документе. Если в документе введено сокращенное имя, допускается указывать его то, что требуется после полного имени.
Помимо названия организации, надписи часто включают логотипы, названия верхней части тела и элементы организации.
Информация об организации. Стандарт ГОСТ не ограничивает информацию о компании и может включать отгрузочные, банковские, государственные регистрационные, налоговые номера, адрес электронной почты и т.д.
Наименование вида документа указывается при составлении документа на общем бланке организации и соответствует его содержанию (АКТ, приказ, протокол, справка и т.д.). Письма не упоминаются в связи с типом письма.
Дата документа обеспечивает юридическую силу документа. Даты документов включают.
- Дата подписи (для приказов, писем, факсов); и
- Дата утверждения (для планов, отчетов, правил и инструкций), и
- дата события, зафиксированного в документе.
Документ может иметь несколько дат с основной датой подписания.
Дата представляет собой 10-значное, 8-значное арабское число с точками.
Регистрационный номер документа — это условное цифровое или буквенно-цифровое наименование, присваиваемое документу в момент регистрации и являющееся важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, отсчитываемый от начала года (календарного или учебного года). Каждый тип документа имеет свой собственный индекс, разработанный компанией.
Дата и регистрационный номер располагаются на одной строке и должны быть размещены на левой стороне документа.
Если вы пишете письмо, которое является ответом, то в следующей строке также указывается дата и номер входящего документа. Отчеты используются только для типов документов, которые являются ответами на заявление (например, Письма, Отчеты, Доклады, Акты, Заключения и т.д.).
Документы помечаются без кавычек на первой странице документа в правом верхнем углу.
Указ Президента устанавливает три вида секретности: «Секретно», «Особо секретно» и «Особо важно». Эти пометки не допускаются на документах, не содержащих государственной тайны.
Перечень конфиденциальной информации был создан Указом Президента от 06.03.1997. На практике используются такие слова, как «для служебного пользования», «конфиденциально», «строго конфиденциально», «конфиденциально» и «только для получателя».
Получатели размещаются в правом верхнем углу документа. Получателями могут быть организации, структурные подразделения, сотрудники или физические лица.
Название организации и ее подразделений должно быть номинально сокращено.
Должна быть указана должность лица, которому адресован документ. Если документ адресован руководителю организации, имя органа включается в заголовок адресата.
Такой порядок адресов также применяется во внутренней переписке компании, то есть при подготовке отчетов и служебных записок на имя руководителя компании или начальника отдела.
Когда документ рассылается многим однородным организмам, название относится к родовой форме.
Если документ отправляется в разные организации, регистр «получателей» не должен содержать более четырех получателей. Не используйте слово «копия» перед вторым, третьим или четвертым получателем. Если получателей более четырех, необходимо создать список рассылки и указать в каждом документе только одного получателя.
Отчет «Получатели» может включать почтовые адреса, если это необходимо. Почтовый адрес должен быть указан в порядке, предусмотренном почтовыми правилами.
- Имя получателя (имя или полное имя), имя и фамилия получателя, имя и фамилия
- Название улицы, номер дома, номер квартиры, номер квартиры.
- название населенного пункта
- Наименование области, земли, автономного округа, территории
- Страна (для международной почты).
- Почтовый индекс.
Каждая линия детали «получателя» может быть отцентрирована по отношению к более крупной линии.
Решение документируется компетентным должностным лицом и включает фамилию и инициалы исполнителя, команду, срок исполнения, подпись и дату. Постановление содержит распоряжения исполнительной власти по решению проблем, указанных в документе. Если в резолюции упоминается несколько исполнителей, то первый упомянутый человек отвечает за организацию и выполнение проекта (без «ответственности»).
Разрешение должно быть размещено в правом верхнем углу между элементами ‘Адрес’ и ‘Текст’. Если необходимо описать вторую и последующие резолюции, они описываются на любом свободном месте в передней части документа.
Для резолюции можно использовать отдельный лист бумаги.
Заголовки текста содержат краткое изложение содержания документа и должны отвечать на вопрос «Что (для чего)?». и должны ответить на вопрос «Для чего (для чего)?». или «Что (кто)?». . Заголовки должны располагаться на расстоянии 10 см слева от заголовка и не должны превышать двух строк. Заголовки должны быть краткими, четкими и исчерпывающими и отражать основное содержание документа.
Короткие документы формата А5 выпускаются без заголовков.
Управляющие сигналы размещаются только в тех документах, где произошло исполнение. В банкноте содержится буква «К» или слово «контроль» с надписью цветным карандашом или специальной печатью. Сигнал размещается в левом поле документа напротив записи «Заголовок текста».
Управляющий сигнал подразумевает, что документ контролируется в процессе его исполнения для обеспечения установленного срока.
Существует два типа графиков исполнения документов
- Стандарт — срок исполнения документа, установленный правовым актом
- Персональный — срок, установленный вышестоящим документом или определенный решением руководителя организации.
Текст документа — это тело документа. Текст печатается с одним корешком (на форме А5 возможен один корешок). Рекомендуемое расстояние между одиночными линиями 1,25 см.
Вложение
Если документ имеет приложение к тексту, следует сделать примечание, указывающее на приложение следующим образом: приложение: 3 страницы, 2 оригинала.
Если в тексте много приложений, упомянутых полностью, укажите только тип документа, количество листов и количество копий. Приложения имеют следующую нумерацию
Приложение: 1. 3 страницы, действующие в 2-х экземплярах. 2.
Приложение 2. страница 10 каталога в 2-х экземплярах.
Термин «приложение» используется в единственном числе, независимо от количества документов.
Если к документу прилагается документ, не упомянутый в тексте, необходимо указать его название, количество листов и количество копий.
Приложения: 1. Акт приема работ 1.
2. монтажная ведомость для приложения, 10 листов, 2.
Если прилагается также сопроводительная документация, необходимо сделать отметку по следующей форме
Приложение: письмо ОАО «СтройСервис» № 168/07-12 от 26 июля 2004 года и приложения к нему, всего 3 экземпляра.
Документы в приложениях должны иметь соответствующую маркировку, указывающую на связь с основным документом. Этот сигнал расположен в правом верхнем углу документа продукта и включает в себя. Слова «номер приложения» и, где это уместно, номер, название, дата и индекс основного документа: например.
Письмо «Строй Сервис» 168/07-12 от 26 декабря 2003 года.
Подпись является обязательным реквизитом для каждого документа. Включены: заголовок, личная (собственноручная подпись) и расшифровка.
Согласно ГОСТу, инициалы пишутся перед фамилией.
Если документ опубликован на фирменном бланке компании, название должности не включает название бренда. В противном случае название компании указывается в названии должности.
Если документ подписан многими сотрудниками, их подписи располагаются друг под другом в порядке их должностей.
Если документ подписан несколькими людьми с большим количеством должностей, их подписи располагаются на одном уровне.
Порядок расположения данных документа на бланке определяется государственными стандартами.
Расположение информации на бланке определяется государственными стандартами.
