Елена Ширимова, юрист и ведущий эксперт журнала «Управление персоналом
Еще в школе нас учили: печать без штампа недействительна. Поэтому мы ставим штамп почти на каждый лист бумаги — от масла ничего не портится. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить печать и что можно сделать без нее?
Мы часто получаем письма в пенсионный фонд с вопросами, так или иначе связанными с правильным использованием марок. ‘Нужна ли мне печать на трудовом договоре?’ — Самарский бизнесмен спрашивает. ‘Где я могу найти список документов, подлежащих опечатыванию?’ — ‘ — спрашивает менеджер по персоналу в Москве. ‘Я случайно поставила в трудовой книжке сотрудника печать другой организации. Что я сейчас делаю? — Протесты менеджера по персоналу «Ставруполи». Сегодня эти и многие другие вопросы решены.
Знание печати
Прежде всего, давайте немного поговорим о том, что такое марка. Это прочная резиновая печать, проставляемая на бумаге для подтверждения подлинности документа. Технические требования к пломбе — форма, размер, размещаемые на ней текст и символы — изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.
*Государственные стандарты Российской Федерации «Воспроизведение и пломбирование щитов Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (573 с ГОСТ РФ, утв. постановлением Межевого Совета от 25 декабря 2001 г.).
Технические требования к пломбам без пломб пока не определены в государственных стандартах. В законе вообще не упоминаются какие-либо правила использования марок. Например, неясно, какой тип печати должен быть в корпусе, когда она должна использоваться, кто отвечает за соответствие требованиям и сколько печатей должно быть у компании. Все эти вопросы зависят от усмотрения руководства организации. Уплотнения различают трех типов, соответствующих герметичным и герметичным простым. Марки с сопроводительной надпечаткой (изображение берега Российской Федерации) используются только органами государственной власти и государственными органами. Марки также используются организациями, уполномоченными государством. Например, частные нотариусы.
Компании с ограниченной ответственностью требуют круглую печать, содержащую полное название и адрес компании.
Коммерческие компании используют штамп, похожий на печать. На них размещается логотип или эмблема компании или просто указывается ее название. Как на штампе, так и на аналогичной печати указывается юридическое лицо и номер свидетельства о государственной регистрации юридического лица. Частные предприниматели также имеют свою печать. Что касается их статуса, то они считаются равными маркам. Однако на этих печатях вместо герба и гербовой фигуры указываются фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также место учреждения, номер налогового учета и регистрационный номер.
Штампы, датировки и факсимиле Штамп — это вид прямоугольной печати с некоторым текстом. Печати чаще всего используются для указания в документе информации об организации. Некоторые марки подтверждают конкретные действия. Например, «Оплачено», «Выдано в начале». Dater — это устройство для автоматического запечатывания даты. Порядок использования печатей и дат не регулируется законом и должен определяться органом самостоятельно. Манекен — это штамп или гравировка, воспроизводящая подпись человека. Согласно статье 260 Гражданского кодекса, телевизионная съемка может быть использована только в порядке, установленном законом. Однако такой процедуры пока не существует. Запрещается использовать факсы для кадровых или бухгалтерских документов. Допускаются только собственноручные подписи сотрудников. Однако поздравления заслуживают дипломы с буквами.
Печати и им подобные ставятся на документах, требующих особой проверки подлинности, таких как договоры, дипломы, сертификаты, трудовые книжки, служебные удостоверения и т.д. Штампы на структурных подразделениях компании, печати на определенных видах документов, пломбы считаются простыми. Они существуют в различных формах: круглые, треугольные, прямоугольные и квадратные. Печати ставятся на документы, которые не требуют специального подтверждения (например, справка, фальцовка, ксерокопия).
Технические требования к неэкранированным маркам пока не прописаны в государственных стандартах
Где должна быть установлена печать?
Печать должна быть проставлена в нижней части документа рядом с официальной подписью. Примечание: Печать прикрепляется таким образом, что она частично закрывает слова, обозначающие подпись, но не транскрипцию, а положение подписи.
Некоторые документы, содержащие специальную пометку «M.P.». (местоположение печати). Если вам нужно беспокоиться о меньшем: ставьте марку прямо на штамп. Буквы ‘M.P.’ Они могут быть найдены на страницах трудовой книжки, на бухгалтерских документах и на бланке сертификата.
Каково назначение марки?
Печать придает документу юридическую силу — она подтверждает подлинность подписи работника. Однако не все кадровые документы требуют такого запроса. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких документах ставится печать и какой вид печати необходим. На основе существующей практики был составлен перечень кадровых документов, которые должны быть заверены печатью коммерческой организации. Он отображается на странице 33.33.
Штампы должны использоваться не только на кадровых документах, но и на бухгалтерских документах (приказы, реестры, сметы), документах о создании компании, коллективных договорах и различных контрактах. Документы, не включенные в этот список, не требуют печати.
Письма, напечатанные на фирменном бланке (за исключением гарантий), не требуют проставления печати.
Какие документы требуют проставления печати
Документ
Тип.
Проверка документов в соответствии с правилами
Конечно, нет ничего плохого в том, чтобы случайно поставить печать на кадровом приказе или письме. Однако если документ, который на самом деле должен быть скреплен печатью (например, договор), не скреплен, последствия могут быть очень неприятными. Такой договор не имеет юридической силы, и суды, скорее всего, не будут рассматривать его в качестве доказательства. Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуется четко определить процесс использования марок на местах. Во-первых, необходимо указать перечень корпоративных документов, на которых должна быть проставлена печать. Далее необходимо составить инструкции по использованию печати. Использование печати должно быть расписано, когда вы ставите эквивалент печати, и, если он есть в вашей организации, как использовать простую печать. Это место, где хранится печать и кто отвечает за ее сохранность (обычно этот вопрос решает руководитель организации).
Эти инструкции вместе со списком являются приложением к общим директивам компании по архивированию и рекомендуются, если таких инструкций нет, как отдельный документ или как поправка к ассоциации. Кроме того, если требуются документы, не определенные в местной практике, руководитель организации издает для этого специальный приказ. Список документов, заверенных печатью, может быть дополнен со временем.
Процесс уничтожения устаревших печатей должен определяться инструкцией по использованию печати.
Тетради с печатями.
Печати должны иметь индивидуальную ссылку в трудовой книжке работника. Процесс заполнения журнала заданий четко определен в двух нормативных документах. Необходимо строго соблюдать правила соблюдения и журнал заданий* правила соблюдения и инструкции по заполнению книги**. Изучая эти документы, мы пришли к выводу, что есть только три случая, когда трудовые книжки сотрудников скрепляются печатью организации или службы персонала (можно использовать любой из них)
- Первая запись в книге — на титульном листе
- Когда персональные данные работника изменились — внутри обложки
- По окончании трудовой деятельности — после записи об увольнении в разделе «Информация о работе».
*Утверждено распоряжением Правительства Российской Федерации. 225 от 16 апреля 2003 г.** Утвержден Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. 69.
Журналы учета работы могут быть опечатаны. Когда сотрудник получает вкладыш. Штамп — это прямоугольный штамп, помещенный на внутреннюю обложку или титульный лист книги с пометкой «издательский вкладыш».
Лариса Санкина, доцент, факультет документоведения, Российский государственный университет:.
— К сожалению, в нормативном акте, регулирующем работу в трудовых книжках, не сказано, как отменять неправильные штампы (например, разные организационные штампы). До этого момента такие ошибки могут привести к тому, что во время получения пенсии работник может быть оспорен органами пенсионного фонда. Мы считаем, что это можно исправить так же, как и неправильную запись в разделе «сведения о работе» трудовой книжки. После последней регистрации поставьте следующий серийный номер и напишите, что пломба этого органа была установлена неправильно. Например, «Печать «Глории» компании Open Enterprises поставлена неправильно». Затем поставьте правильную марку рядом с его маркой. Работник, имеющий такую подпись в трудовой книжке, может быть обязан подтвердить в приказе срок своей работы в вашей организации. Поэтому предоставьте работнику копию, которая необходима при увольнении.
Подробнее об этом материале читайте в журнале «Управление человеческими ресурсами», № 7, июль 2005 г.
