Все бухгалтеры сталкивались с «первичными документами». Однако даже профессионалам с многолетним опытом трудно четко определить, какие документы являются первичными. Разница между документами бухгалтерского и налогового учета вносит дополнительную неопределенность. Итак, что же такое первичные учетные документы и что нужно о них знать? Узнайте об этом в данной статье.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Примерами «первичных документов» в бухгалтерском учете являются документы, подтверждающие операции налогоплательщика. Это операции, которые относятся к хозяйственной деятельности организации и имеют финансовый смысл.
Все первичные учетные документы перечислены в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для того чтобы проверить расходы и доказать Федеральной налоговой службе правильность расчета налоговой базы, необходимо собрать и подготовить документацию в соответствии с этим законом.
Документация подтверждает операцию, поэтому первичная документация должна быть создана в момент совершения операции. Обычно это делает поставщик. Перечень первичных учетных документов, сопровождающих операцию, зависит от вида операции и может меняться. Особое внимание следует уделить документации по сделкам, в которых вы являетесь покупателем. Это связано с тем, что речь идет о самооплате, и вы больше заинтересованы в правильном оформлении документации, чем поставщик. Налоговые органы могут не принять «входящие документы» с ошибками.
Хранение первичных документов
Бухгалтерская отчетность должна храниться не менее пяти лет. В течение этого периода ФНС может в любое время запросить у вас или ваших поставщиков документы для проведения аудита. Некоторые документы также могут потребоваться в случае судебного спора.
Раньше для хранения документов требовались полки, папки и большое количество бумаги. Чтобы освободить офисное пространство и сэкономить время и деньги, переведите оригинальные файлы документов в электронный формат. Бухгалтерские услуги помогают упорядочить документы и хранить сканы в электронных файлах. Документы легче найти. Каталог услуг позволяет легко отслеживать недостающие первичные документы, счета, платежи и документы по сделкам. Электронные документы заверяются электронными подписями.
Если у компании нет первичных документов, срок действия которых еще не истек, на нее будет наложен штраф в размере от 10 000 до 30 000 рублей. Другая проблема отсутствия документов заключается в том, что затраты не могут быть учтены при расчете налоговой базы. В этом случае налоговые органы начисляют дополнительные налоги, и компании приходится платить дополнительные налоги.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
Все корпоративные сделки можно разделить на три этапа.
Первый этап — это договор о сделке. В результате заключается договор и выписывается счет-фактура.
Второй этап — оплата сделки. Основные документы, подтверждающие оплату :
- Оплата наличными — кассовый чек, кассовый чек, строго ответственный бланк. Организации редко платят друг другу наличными, поскольку сумма, выплачиваемая фондом, ограничена 100 000 рублей. Работники обычно получают авансовые платежи или денежные авансы.
- приобретение, платежные системы или электронные платежи, включая переводы с текущих счетов — банковские выписки.
Третий этап — получение товара. Покупатель должен подтвердить, что товары или услуги были получены, а продавец получил оплату. Без подтверждающих документов налоговые органы не разрешат вычесть расходы. Получение подтверждается
- накладные
- Доказательство продажи; и
- действие, связанное с выполнением работы или оказанием услуг.
Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020
Сделки в разных компаниях могут быть самыми разными. Тем не менее, существует перечень основных документов, которые необходимы в бухгалтерском учете
- Контракты.
- Счета, подлежащие оплате.
- Платежные документы: кассовые чеки, бухгалтерские бланки.
- Товарная накладная.
- Выполненные операции или услуги.
- Счета-фактуры.
Данный перечень документов по сделкам не является исчерпывающим. Он может быть расширен в зависимости от типа операции и особенностей учета в организации.
Формирование первичной бухгалтерской документации
Согласно правилам оформления первичных документов, они могут составляться по самостоятельно разработанным или интегрированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Однако помните, что только один документ, содержащий все необходимые сведения, имеет юридическую силу.
- Название документа.
- Дата создания.
- Название организации или бизнесмена, который ее создал.
- Содержание документа или деловой операции.
- Физическая и денежная стоимость.
- Подробная информация об ответственной стороне.
- Подписи сторон.
Основная форма, используемая организацией, определяется учетной политикой. В ходе работы может потребоваться обновление или заполнение форм. Это также отражено в учетной политике.
Для получения дополнительной информации см. основные документы.
Договор
Когда стороны заключают сделку, они заключают договор, в котором прописаны все условия и детали будущей деловой активности. расписание передачи товаров, работ или услуг, сроки оплаты и способы оплаты.
Кроме того, в договоре указывается предмет торговли и цены. Чтобы облегчить разрешение споров в суде, необходимо также уточнить права и обязанности сторон.
В лучшем случае, каждая сделка должна быть оформлена в виде отдельного контракта. Однако часто компании заключают генеральный договор с постоянным подрядчиком на выполнение множества аналогичных операций в одно и то же время. Составьте два экземпляра договора с печатью и подписью каждой стороны.
Письменный договор не всегда необходим. Например, в случае сделки купли-продажи кассовый чек или доказательство является документом, подтверждающим завершение сделки.
Счет на оплату
Счет-фактура — это документ, в котором продавец указывает цену услуг или товаров.
Покупатель соглашается с условиями поставщика при оплате. Законодатели не определили формат счета-фактуры, поэтому каждая компания составляет его по-своему. Счет-фактура содержит условия сделки, условия оплаты и поставки.
Подпись руководителя или главного бухгалтера на этом документе не является обязательной (статья 9 № 402-ФЗ). Однако рекомендуется не игнорировать их, чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов или контрагентов. Счет-фактура не дает возможности предъявить поставщика — определяется только цена покупки. С другой стороны, покупатель оставляет за собой право потребовать возврата денег в случае невыполнения обязательств поставщиком или неосновательного обогащения.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Основные документы этой группы подтверждают факт оплаты товаров или услуг, полученных покупателем.
Они включают кассовые и подтверждающие покупку документы, платежные поручения и требования, а также бланки. При оплате банковским переводом покупатель получает от банка квитанцию, но поставщик может выставить платежное требование. Поставщик выдает покупателю чек или кассовый чек, когда покупатель платит наличными.
Товарная накладная или товарный чек
Существует два типа доказательств: продажи физическим лицам или продажи физическим лицам.
Товарно-транспортные накладные обычно используются организациями для оформления продажи товаров и их последующего оприходования покупателем.
Как и в случае с контрактами, транспортные накладные составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается у поставщика для подтверждения поставки товара, а второй экземпляр получает покупатель в качестве подтверждения записи.
Реквизиты отгрузочного и фактурного бюллетеней должны быть идентичными.
Лицо, доставившее товар, подписывает и скрепляет печатью счет-фактуру. Покупатель также подписывает документ и скрепляет его печатью.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Накладная является основным документом для обеих сторон и служит подтверждением завершения и исполнения сделки, ее стоимости и времени исполнения.
Он может быть подготовлен заказчиком или подрядчиком. У каждой договаривающейся стороны есть свой экземпляр, который удостоверяет, что стороны не выставляют друг другу счета, а услуги и их оплата соответствуют договору.
Счет-фактура
Счета-фактуры необходимы для получения вычетов по НДС. Обычно они представляют собой коносамент или приложение к коносаменту. Также доступны счета на предоплату.
- Сведения о продавце и покупателе, включая
- информация о товарах, их стоимости и количестве; и
- подпись ответственного лица.
Счета-фактуры должны выставлять все организации и предприниматели, находящиеся на упрощенном режиме налогообложения, а также другие лица, занимающиеся НДС.
