Электронный документооборот (EDM) помогает торговым партнерам обмениваться документами через Интернет. Документы не нужно распечатывать и подписывать от руки. Документы отправляются в электронном виде. Некоторые компании делают это по электронной почте, но удобнее войти в систему электронного документооборота, размещенную у оператора. Одним из таких операторов является СКБ Контур. Системой, поддерживающей обмен документами, является Diadok.
Преимущества электронного документооборота
Что могут сделать компании с помощью систем EDI?
Ускорение бизнес-процессов
EDI оптимизирует, а не перестраивает бизнес-процессы. Он ускоряет выполнение всех задач, связанных с документами. Документы могут быть утверждены, подписаны и отправлены за считанные секунды. Обычный рабочий процесс компании остается неизменным. Чиновники, которые занимались оформлением документов, продолжают это делать, но только в электронном виде.
Электронный обмен счетами-фактурами.
Обмен некоторыми документами может осуществляться в электронном виде. Однако, согласно налоговому законодательству, электронные счета-фактуры должны передаваться только через систему электронного документооборота, установленную операционной компанией.
Обеспечение юридической значимости документов
Используя систему EDI, контрагент подписывает документ сертифицированной электронной подписью (QED), которая является эквивалентом собственноручной подписи.
Вы можете получить электронную подпись в удостоверяющем центре; ваш менеджер Diadok объяснит, как это сделать, и поможет вам решить любые проблемы. Электронные документы принимаются налоговыми органами, судами и другими государственными органами.
Сделайте документооборот прозрачным
Работая по старинке, отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Почтальон может потерять его, а получатель может забыть подписать его. С EDI поток документов прозрачен. Например, Diadoc может отслеживать статус исходящих файлов. Отправитель всегда знает, на каком этапе документ был получен или подписан. Все действия контрагента фиксируются сервисом в отдельном протоколе.
Снижение затрат.
Стоимость печати и рассылки документов является одной из основных статей расходов для крупных организаций. В среднем компании тратят 40-50 рублей на отправку пакета документов. С EDI почтовые расходы в 5-7 раз дешевле, а получение бесплатно. Калькулятор экономии Diadoc рассчитывает экономию на бумаге, печати и доставке.
Безопасный документооборот
Хотя контрагенты могут отправлять друг другу документы по электронной почте, это не гарантирует конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взламывать электронные письма и перехватывать почту. В системах EDI это невозможно. Шифрование защищает передачу данных.
Войдите в Diadoc и ощутите мощь электронного документооборота
Упростить взаимодействие с государственными учреждениями
63-ФЗ признает документы с электронной подписью юридически значимыми и приравнивает их к бумажным оригиналам с собственноручными подписями. Такие документы могут быть представлены в суды и государственные органы. Например, налоговые органы будут принимать налоговые декларации и книги продаж, если они подписаны электронной подписью.
Высвобождение времени сотрудников для выполнения более сложных задач
В некоторых организациях сотрудники тратят до половины своего рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, заявлений, ППР и счетов-фактур. Благодаря внедрению электронных рабочих процессов эти задачи могут быть решены за считанные минуты. Сотрудники не отвлекаются на печать, утверждение и отправку документов. Поэтому они могут выполнять более значимые задачи, которые помогают компании расти и расширяться.
Храните документы в Интернете.
По закону документы должны храниться не менее пяти лет. В некоторых компаниях для хранения документов предусмотрены полки, в других — целые офисы или этажи. Другие передают архивирование на аутсорсинг. Электронные документы делают это проще. Они хранятся на серверах, которые занимают меньше места. Если пользователи работают в системе EDI, управляющая компания хранит файлы на своих серверах. Нет необходимости выделять отдельное место для файлов, и доступ к ним можно получить из любой точки мира. Diadoc не имеет ограничений по времени хранения файлов. Пользователи могут получить доступ к своим файлам в любое время.
Войдите в Diadoc и ощутите мощь электронного документооборота
Сокращение количества ошибок в документах
Перед тем как пользователь подписывает документ, Diadoc проверяет
— Действительность сертификатов электронной подписи
— Формат документа соответствует формату, утвержденному приказом Федерального налогового управления.
Если в диалоге обнаружена ошибка, пользователь получает уведомление. При отсутствии такового документ немедленно отправляется другой стороне.
Есть ли недостатки у ЭДО?
Некоторые компании не перешли на электронный документооборот из-за его недостатков. В качестве примера рассмотрим некоторые заблуждения относительно EDI с помощью Diadoq.
Переход на EDI очень сложен
После обычного бумажного документооборота переход на EDI кажется сложным. Однако в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется. Вы можете работать даже из браузера. Например, онлайн-сервисы Diadok похожи на электронную почту. Существуют папки «Входящие», «Исходящие» и «Удаленные файлы». Однако вместо обычных электронных писем есть соответствующие юридические документы.
Отвечает на все вопросы и подключает компанию к EDI
Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Dialog в свою учетную систему. Это удобно. Вы можете хранить файлы и обмениваться документами в одном сервисе, не переходя между вкладками. EDI может быть интегрирован в любую систему с помощью 1С, Diadoc.Connector, Diadoc API и модулей для решений SAP. Специалисты Contour могут помочь с внедрением. Они подробно расскажут о каждом интеграционном решении и научат вас внедрять, запускать и обмениваться электронными документами с вашей бухгалтерской системой. Если для вас важна мобильность, вы можете воспользоваться приложением для смартфонов, доступным в версиях для iOS и Android.
Подключение к EDI требует времени
Перспектива подключения к службе EDI может быть сложной. Согласование условий с оператором и подписание контракта, скорее всего, займет много времени. На самом деле, все стало проще. Чтобы подключиться к Diadoq, достаточно согласиться с условиями лицензионного соглашения и внести плату; посещать офис не нужно. Просто подключитесь к сервису, используя свой сертификат CEP или логин.
Торговые партнеры должны перейти на EDI
Электронными документами необходимо обмениваться с торговыми партнерами, которым необходимо внедрить EDI. Однако активация партнера является задачей как оператора, так и абонента. Диалог решает эту проблему следующими способами.
-Сервисы для проверки того, какие торговые партнеры уже переведены на EDI. Возможна пакетная проверка: скачайте файл каталога ИНН и найдите партнеров, с которыми вы можете начать обмен электронными документами уже сейчас.
— Бесплатный инструмент «приглашение на службу». Помогает информировать страхователей о том, что вы перешли на новый формат. Компании, принявшие приглашение, сразу же появятся в вашем списке активных контрагентов.
Кроме того, специалисты компании «Диадок» помогут вам связать ваших контрагентов. Они составляют приглашения на обмен электронными документами от имени вашей компании, организуют передачу дополнительных соглашений для перехода на EDI и организуют обучающие онлайн-семинары. По данным экспертов, около трети компаний, ознакомившись с сервисом и его характеристиками, оставляют обмен документами на бумаге в пользу EDI. Узнайте больше о привлечении контрагентов на сайте Diadoq.
Войдите в Diadoc и ощутите мощь электронного документооборота
Государственные службы не принимают электронные документы
Российское законодательство приравнивает электронные документы к собственноручным подписям. В суды или Федеральную налоговую службу можно подавать не только электронные файлы, но и визуальные изображения с запечатанными подписями. Если налоговый аудитор придет на проверку и захочет увидеть прототип, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на другой компьютер и представить их аудитору для проверки.
Хранить документы на бумаге надежнее, чем в электронном виде
Бумажные документы являются более интимными и поэтому вызывают больше доверия. На самом деле, сохранять формы из электронных файлов сложнее. Распечатанные файлы могут быть утеряны, сотрудники могут случайно потерять важные документы, а курьеры могут не доставить документы адресатам. Это не относится к электронным файлам.
Вы можете получить необходимые документы в Диадоке в любое время. Служба хранит три копии одного и того же файла на разных серверах. Это гарантирует, что никакие данные не будут потеряны.
Подводим итоги
Еще несколько лет назад электронный документооборот казался сложной технологией, требующей больших финансовых и человеческих ресурсов для ее внедрения. Но практика и опыт компании: EDI проще, быстрее и удобнее, чем бюрократия.
Компании переходят на EDI во всех областях. Каждый новый пользователь ЭДО приводит с собой контрагентов. Это дает начало новой волне возможностей подключения. Примечание: Электронное распространение документов растет. В первом квартале 2020 года количество документов, отправленных и полученных посредством диалогов, увеличилось на 29% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Есть основания полагать, что в ближайшие годы электронные документы станут столь же распространенными, как и печатные.
Если вы еще не применяете EDI, пожалуйста, свяжитесь с нами. Мы можем ответить на ваши вопросы и посоветовать, с чего начать переход на электронный документооборот.
