Не все руководители, особенно высшего звена, готовы одинаково работать с системой электронного документооборота при ее применении. Как можно организовать утверждение проектов и подписание документов? Давайте рассмотрим различные варианты.
Согласование и утверждение — не путать!
Утверждение отражает эффект от проделанной работы над планом документов, который является обычной задачей для многих сотрудников, но часто повторяется.
Другими словами, подпись — это конкретный окончательный вердикт уполномоченного лица, после которого план становится юридически значимым документом. Под электронными мы подразумеваем электронные подписи.
Подписание документа связано с процедурой утверждения исходящих документов и принятия управленческих решений по входящим документам. Его также можно применять внутрь. меморандумы о взаимопонимании и для внутренних уставов. Во многих случаях согласование является последним этапом утверждения важных документов для обеспечения их юридической ценности.
Чтобы узнать больше о том, как работают утверждение и подписи в системе Directum RX, посмотрите видеоролик «Утверждение и подпись исходящих писем».
Смотрите больше видеороликов Directum RX на YouTube или Rutube.
Ознакомьтесь с сопроводительными документами системы в меню «Дисплеи» или в сообществе Directum Clerkship and Contracts (обязательно).
В чем сложности руководителя
Одним из показателей эффективности применения системы СЭД в компании является сокращение времени согласования и подписания документов. Для достижения этой цели обычно рекомендуется
- Автоматизируйте работу как можно большего числа сотрудников, тем
- Система (!) создавать и утверждать документы только в
Однако во многих случаях в проектах внедрения часто встречаются ситуации, когда высшее руководство (генеральный директор или его заместитель) отказывается работать в СЭД. Это может быть вызвано различными причинами. Они не могут тратить время на обучение из-за рабочей нагрузки или частых командировок, либо они консервативны и не хотят менять привычки или методы работы.
Для выполнения всех операций с документами в электронном виде необходимо
- Позаботьтесь о передаче документа администратору, и
- регистрировать результаты утверждения / подписания / авторизации документа в системе.
Затем на примере Directum RX рассматриваются варианты действий администратора по утверждению и подписанию документов и внесению результатов в систему.
Согласование документа
Автоматические менеджеры
Идеальная ситуация — это когда все менеджеры работают независимо от СЭД, а система сама осуществляет процесс утверждения входящих документов.
- Документы могут быть быстро согласованы и отправлены на немедленное подписание.
- Есть возможность работать удаленно.
Есть и недостатки, но вам необходимо подключаться и просматривать поступающие задания каждый день.
Чтобы подписать документ в нужной системе:.
- Откройте рабочую карточку для подписания и ознакомьтесь с документом, приложениями и дополнительными документами из области прикрепленных документов.
- Смотрите список инстанций, результаты согласования и служебную переписку.
- Завершите работу знаком результата.
Неавтоматический супервайзер.
Если ваш руководитель не работает с СЭД и утвердил документ на бумаге, есть два способа организовать процесс
Работайте через помощника.
Если руководитель готов работать над ВВП через помощника, то создается упомянутая должность, а начальник КПК заменяется. Затем ассистент может работать с почтовым ящиком руководителя и получать всю работу от директора.
Ассистент печатает следующий входящий документ для утверждения и идет к менеджеру. Начальник ставит свою печать на план-график документа и возвращает его. Затем помощник подметает его и вносит новую версию плана в СЭД с подписью «от начальника».
Поэтому ассистент выполняет проект утверждения проекта в СЭД от имени директора и подписывает файл своей электронной подписью. После этого система сообщит, что помощник выполнил работу за менеджера. Это напоминает случай, когда документ подписывается утвержденным альтернативным лицом, когда нет основного подписанта — руководителя.
Преимущества этого варианта:.
- Нет никаких изменений в уже установленных методах работы менеджера.
- Результаты согласования и подписи хранятся в СЭД в виде сканированной копии плана документа.
- У ассистента есть дополнительные задачи и обязанности.
- Акционер должен доверять своему помощнику на 100%, так как он имеет доступ ко всем его документам!
Безработный.
Работать в СЭД можно и без помощника. Этот метод предполагает подачу документации на утверждение директору.
После одобрения руководителем Inspiration берет чертеж с рукописной подписью, сканирует его и вводит в СЭД. Фактическая версия документа будет представлять собой скан планов, утвержденных директором.
После того как все визы для распечатанного проекта собраны (сканы загружены в СЭД), этот же документ передается менеджеру на подпись (если менеджер не работает в СЭД или документ требует печатной версии). Затем оригиналы подписанных документов с визами помещаются в соответствующую папку по данному разделу.
- Ничего не меняется в уже сложившейся практике работы директоров и отделов.
- Дополнительная нагрузка ложится на пускателя процесса — помимо «бумажной волокиты», менеджер по развитию проекта должен отсканировать визу, а затем отсканировать подписанный документ в СЭД.
- Увеличивается продолжительность процесса утверждения документов и
- Документооборот частично электронный и не структурированный. Некоторые сотрудники утверждают документы в СЭД, другие делают это на бумаге.
Подписание документа электронной подписью
Отказ от бумаги в пользу электронных документов предполагает переход от обычных подписей к электронным («ниже»). В соответствии с федеральным законом 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» применяются следующие варианты.
- Простота.
- Усовершенствованная электронная подпись без оговорок,.
- усиленная специальная электронная подпись.
Электронный документ, подписанный простой или безусловной электронной подписью, считается равнозначным печатному рукописному документу, если это предусмотрено законом или соглашением сторон.
Усиленная специальная электронная подпись отличается от неуникальной электронной подписи тем, что она выдается за вознаграждение уполномоченным удостоверяющим центром. Законодатели считают, что его присутствие на электронном документе эквивалентно «живой» подписи на печатном документе. Усиленная специальная электронная подпись используется для внутреннего обмена юридически значимыми электронными документами (например, электронными счетами-фактурами) в целях взаимодействия с проверяющими органами (например, Федеральной налоговой службой, Федеральной службой финансовой информации, Федеральным фондом социального страхования).
Таким образом, простые, усовершенствованные электронные подписи без ограничений могут использоваться для подписания внутренних документов компании, не имеющих длительного срока хранения, например, памяток, приказов и распоряжений, касающихся основной хозяйственной деятельности.
Однако компании должны иметь правила, согласно которым документы, подписанные простыми или безусловными электронными подписями, признаются равнозначными рукописным документам.
Для того чтобы эти документы считались юридически значимыми, организация должна иметь
- Положения, регулирующие использование ЭП в системах документооборота, или аналогичное местное нормативное законодательство; и
- Соглашения/регламенты по предоставлению услуг органами по сертификации (ЦС) (для организаций, пользующихся услугами внешних ЦС) или регламенты по работе самого ЦС.
Автоматические менеджеры
Это оптимальный вариант, если менеджер самостоятельно работает в СЭД и подписывает документы электронной подписью (т.е. выполняет задачу входящей подписи в СЭД). Приложения для мобильных телефонов очень полезны для облегчения работы менеджеров, особенно когда они находятся в пути.
Приложение Directum Solo специально разработано для менеджеров и не требует особого обучения.
Были рассмотрены вышеуказанные варианты. После подписания ассистент получает бумажный оригинал, сканирует его и вносит новую версию документа в СЭД. Опять же, фактическая версия будет представлять собой скан документа, подписанного администратором.
Недостатками электронных подписей помощника являются
- Бумажные документы, при этом сохраняются все трудозатраты и расходы на их хранение
- Важно сохранять все оригиналы документов, подписанные руководителем. Их наличие необходимо для подтверждения результатов сканирования.
- Исполнитель документа может в любое время запросить оригинал и только после этого принять его к исполнению (например, казначей денежного перевода)
- Если они начнут «блуждать», оригинал документа может быть утерян.
Несмотря на возможность неавтоматизированного контроля, это все еще лоскутное одеяло и узкое место для компаний. Вместо этого супервайзеры с поддержкой СЭД предлагают новый уровень цифровой трансформации.
