Различают личные и официальные документы. Личные сообщения, такие как личная переписка, дневники и мемуары личного характера, создаются вне официальной деятельности человека и не являются официальными документами.
Официальные документы должны быть представлены юридическим или физическим лицом и должны быть своевременно представлены и заверены. Как правило, офисная служба работает только с официальными документами. В рамках официальных документов выделяется группа личных документов, таких как документы, удостоверяющие личность (паспорта), удостоверяющие профессиональную, образовательную (дипломы, аттестаты) и профессиональную историю (трудовые книжки).
В зависимости от метода документирования различают следующие виды документов Рукописные документы: текст, графика, фотографии, фильмы, видео и компьютерные документы.
В зависимости от места создания документы делятся на входящие (полученные), исходящие (покидающие организацию) и внутренние (созданные и используемые для внутренних коммуникаций организации).
Документы морфологически делятся на оригиналы (подлинники), копии и расшифровки.
Оригинал — это первая (или единственная) копия официального документа.
Копия документа — это либо факсимиле, либо свободная копия. Ксерокопия может воспроизводить часть текста документа (выдержка) или весь документ. Фиктивный документ воспроизводит полное содержание документа и все его внешние характеристики, т.е. все элементы, содержащиеся в оригинальном документе (включая подпись и печать). Факсимильные копии делаются на ксероксе с помощью фото- и факсимильного аппарата. Бесплатные копии напечатаны на машинке и содержат все детали документа, но не обязательно повторяют его формат.
Официально заверенные копии имеют такую же юридическую силу, как и оригинал. Копия, заверенная нотариусом, называется заверенной копией.
Копия — это фотокопия официального документа, которая имеет юридическую силу оригинала и сопровождается отметкой «дубликат». Копия выдается взамен утраченного оригинала (например, диплома, сертификата, паспорта).
Что касается подлинности, то документ является подлинным и может быть подделан (изменен).
Документ считается подлинным, если он содержит признаки, подтверждающие его подлинность (например, информацию об авторе, времени и месте создания, наличие подписи автора, заверение печатью). Однако эти особенности также являются основной целью подделки.
Фальсификации появились, как только документы стали использоваться для доказательства фактов, например, подделка расписок или завещаний. Наиболее распространенными способами подделки документов являются замена одного документа другим, вставки — неправильные вставки в подлинный документ, подделка отдельных слов или элементов (подпись, дата, печать и т.д.).
В зависимости от срока хранения документы делятся на следующие виды постоянное хранение — временное хранение (до 10 лет) — долгосрочное хранение (более года).
В зависимости от сферы деятельности различают следующие виды официальных документов. Административные документы и технические документы.
Административные документы делятся на организационные, распорядительные и справочные. Организационные документы служат правовой основой деятельности организации.
Управленческие документы предназначены для регулирования деятельности организации. Информация о фактическом состоянии системы менеджмента содержится в нескольких источниках, наиболее важными из которых являются справочная информация и документация.
Техническая документация — это система текстовых и графических документов, содержащих информацию о технической продукции, технических и технологических процессах и т.д. Более широко используются следующие виды технической документации
- 1) научно-исследовательские документы, созданные в ходе научных исследований в различных областях науки и техники, а также в ходе внедрения теоретических и прикладных научно-технических разработок; и
- 2) конструкторские документы, включая графические и текстовые документы, которые определяют состав и конструкцию элементов по отдельности или в комбинации и содержат данные, необходимые для их разработки, изготовления, проверки, приемки, эксплуатации и ремонта; и
- 3) Технология — серия графических и текстовых технических документов, которые по отдельности или в совокупности определяют процесс производства промышленной продукции или объекта капитального строительства; и
- 4) проектно-сметная документация — изготавливается при решении задач строительства, реконструкции и ремонта объектов капитального строительства.
Требования к созданию и оформлению административных документов указаны в государственных стандартах. В системе административной документации, используемой для документирования различных административных действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации. Документы, содержащиеся в этой системе, используются учреждениями и организациями всех уровней управления, сфер деятельности и форм собственности.
Требования к составлению и оформлению технических документов определяются соответствующими стандартами. Например, проектная документация регулируется стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), а техническая документация — стандартами Единой системы технической документации (ЕСТД).
ЕСКД — это набор стандартов, определяющих взаимосвязанные правила и нормы разработки, оформления и распространения конструкторской документации, разрабатываемой и используемой на всех этапах жизненного цикла продукции (например, проектирование, производство, эксплуатация и ремонт). Основной целью стандартов USCD является установление единых правил лучшей практики для выполнения, оформления и распространения проектной документации.
Стандарты USKD распространяются на продукцию машиностроения. Стандарты и правила, установленные Стандартами ESKD, применяются к следующим документам
- — Плановые документы всех типов
- — Регистрация документов планирования Регистрация документов,.
- — документы для внесения изменений в проектную документацию,.
- — нормативные технические, технологические и программные документы, научно-техническая и учебная литература. При условии, что они применимы к ним и не регулируются другими стандартами или правилами, например, форматами печатных изданий или шрифтами.
Стандарты и правила, указанные в стандартах ЕСКД, распространяются на указанные документы, создаваемые компаниями и предпринимателями (субъектами экономической деятельности), включая научные, технические и инженерные компании и другие органы государственной власти.
