Входящие и исходящие документы: правильная запись
Наверняка все мы сталкиваемся с ситуациями, когда помним, что пришло письмо (приказ, информационное сообщение или другой документ), но не можем его найти. В противном случае нам необходимо упомянуть запрос в ранее отправленном документе, что невозможно. Точная дата доставки или любая другая характеристика, по которой ее можно установить. Это может произойти, если в органе отсутствует система регистрации и учета входящих и исходящих документов. Сегодня мы объясним, как правильно координировать такую систему.
Компания получает некоторые входящие документы, такие как письма, посылки, пакеты, подписки и брошюры. — Однако регистрировать их не обязательно. Однако не обязательно регистрировать все. Необходимо регистрировать только те документы, за которые вы несете ответственность и которые должны исполнять. В результате нецелесообразно регистрировать те, которые отправляются для контроля, а не те, которые не требуют ответа или исполнения.
Обычно агентства создают списки документов, которые не должны регистрироваться. Такой список может сопровождаться отдельным документом (который должен быть утвержден руководителем компании) или служебной инструкцией. На практике это может включать
— Рекламные материалы (листовки, программы, брошюры); и
— информационный материал, который направляется в качестве копии для проведения экспертизы; и
— поздравительные письма и телеграммы; и
Вся входящая почта (папки, бандероли, документы без папок и т.д.) должна обрабатываться сотрудниками, которые полностью осведомлены о структуре компании. Это может иметь значение для скорейшего принятия решений.
Документы могут быть доставлены в компанию по почте (письма, бандероли, посылки, бланки) или по электронной связи (телеграммы, телеграммы, электронные письма). Некоторые виды почтовых отправлений могут быть доставлены в компании с помощью курьерских служб. Обычно это документы особой ценности или документы, содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.
Документы, полученные компанией в печатном виде, подлежат первичной обработке, предварительной экспертизе, регистрации, администрированию и доставке в органы власти.
Конверт вскрывается (за исключением «личной» папки), и документы, полученные агентством, помечаются как полученные. Создание этого сигнала соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Единая система документов. Единая система организационно-распорядительной документации. Требования к формированию документов» регламентирует это.
Он вступил в силу по приказу Гостандарта РФ от 3 марта 2003 года.
Внимание! Входящие документы регистрируются один раз в день при получении.
Этот сигнал размещается в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит много листов, маркировка будет производиться только на первой странице. Если папка не открыта (например, если она «прямо» переносится), сигнал также размещается в правом нижнем углу папки.
Получение документа организацией должно иметь следующие признаки
— серийный номер, номер
В некоторых случаях, если документ срочный или очень важный, проставляется время и минута прибытия в компанию.
Это можно сделать вручную:.
│Входящее сообщение № 26 от 13 марта 2012 г.
Или с резиновым уплотнением:.
│ «__» ___________________ 20__¡ │
Возникает вопрос: откуда взялись порядковые номера? Ответ. Каждая организация ведет учет входящих документов. Поскольку единого формата для такого реестра не существует, каждая компания разработала свой собственный. Рекомендуется следующий формат
У кого вы его взяли?
ОАО «Бизнес-портал», Москва.
Предложения по аренде складских помещений.
Обратите внимание, что это только пример формы. Несколько столбцов можно добавить, изменить или удалить, например, добавить столбец «Отзыв об исполнении» для подтверждения исполнения документа. Информация об исполнителе может быть получена из резолюции администратора на входящем документе.
После того как документ зарегистрирован и помечен, он направляется соответствующему исполнителю.
Приходные ведомости регистрируются по общему годовому количеству с 1 января по 31 декабря. Для облегчения работы с документами номера могут быть заполнены буквами или цифрами.
В этом разделе кратко описано, как обрабатываются входящие документы. Они классифицируются в зависимости от того, требуют ли они обязательного рассмотрения руководителем или могут быть направлены непосредственно в соответствующий отдел. Если на входящем документе отмечено подразделение или конкретный сотрудник, документ должен быть направлен напрямую.
ПРИМЕЧАНИЯ. Если документ пересылается из одного подразделения в другое, он не будет повторно зарегистрирован.
Понятно, как должны регистрироваться документы, полученные по почте. А как насчет телеграмм и телефонных звонков?
Входящие телеграммы подписываются, датируются и регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем отправляются на проверку и исполнение руководством компании. Телефонные телеграммы более сложны. Текст входящей телеграммы записывается (и печатается) получателем на специальном бланке или в ежедневнике и немедленно передается руководителю или сотруднику, которому она адресована.
Сегодня нередко письма отправляются по электронной почте. Как я могу зарегистрироваться?
Электронные документы могут быть введены непосредственно в систему электронного документооборота. Для этого для каждого входящего письма создается отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации полученного электронного документа необходимо проверить сведения о письме, любых вложениях и вложениях, указанных автором.
Оригинал полученного электронного документа отправляется в конверте с сопроводительным письмом.
При необходимости документы, полученные по электронной почте, могут быть распечатаны на бумаге.
Документы, созданные в организации, должны быть зарегистрированы в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо указать номер и дату.
— Подпись (для документов, не подлежащих утверждению); и
— Утверждение (для документов, подлежащих утверждению), и
— Встреча или решение (для протоколов), и
— Событие (для действий).
Дата документа записывается арабскими цифрами в порядке «день, месяц, год». День и месяц обозначаются двумя наборами арабских цифр, разделенных точкой, а год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 5 декабря 2011 года записывается как 05.12.2011. Однако даты могут быть записаны и в буквенно-цифровом формате, например, 5 декабря 2011 года.
На первой странице документа укажите регистрационный номер, который состоит из серийного номера документа. По усмотрению агентства он может быть дополнен указателем судебных разбирательств, информацией о корреспондентах, исполнителях и т.д. Вот пример.
03 — номер структурного раздела (для персонала); 05 — номер номенклатурной папки; 61 — серийный номер.
Если раздел имеет согласованное название, то номер исходящего документа может иметь следующий формат
Ref. n K-05/61│ или │ref. n 61k│
K — раздел персонала; 05 — номер файла в списке файлов; 61 — много.
Следует отметить, что каждая группа документов учитывается отдельно в течение календарного года. Возникает вопрос: что это за команды? Документы одного типа и места регистрации включаются в регистрируемую группу. Например, приказы и распоряжения являются разными видами документов и поэтому регистрируются в одном месте, но в разных журналах.
Принято регистрировать отдельно приказы по персоналу и приказы по основной деятельности компании. Меморандумы, подготовленные структурным отделом компании, обычно регистрируются в пенсионном отделе.
Вы обнаружите, что существует индексация приказов, действий и практик. Это делается отдельно для каждого типа. В течение года эти документы получают простой порядковый номер. Заказ №. 4, Закон № 12, Протокол № 3. Если такие документы необходимо отправить «во внешний мир», необходимо подготовить и отправить сопроводительное письмо для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационного номера документа для каждой из этих организаций. Эти номера обозначены вертикальными буквами в порядке авторов документа.
Информация о реестре исходящих документов также заносится в календарь, но для исходящих документов. Вот образец такого регистра.
